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Bewerberpools helfen Stellen zu besetzen

Kontakte aus Bewerberdatenbanken können erste Anlaufstellen sein, wenn Positionen besetzt werden müssen.

Kontakte aus Bewerberdatenbanken können erste Anlaufstellen sein, wenn Positionen besetzt werden müssen.

Quelle: stock.adobe.com, Urheber: Syda Productions

Karriere 29.09.2022
Mit Bewerberpools bauen sich Recruiter eine Pipeline mit vielversprechenden Kandidaten auf, auf die sie zurückgreifen können, wenn sich eine passende Stelle im Unternehmen für sie ... 

Mit Bewerberpools bauen sich Recruiter eine Pipeline mit vielversprechenden Kandidaten auf, auf die sie zurückgreifen können, wenn sich eine passende Stelle im Unternehmen für sie ergibt. Damit die möglichen künftigen Kollegen das Interesse nicht verlieren, halten die Personaler ständigen Kontakt. Und laden auch mal zum Kaffeetrinken ein.

Um sich geeignete Kandidaten für spätere Vakanzen warm zu halten, legen Personalabteilungen Datenbanken mit Kontakten an. So können sie auf frühere Bewerber oder solche, die initiativ auf das Unternehmen zukamen, zurückgreifen, wenn sich eine passende Stelle für sie ergibt. Damit sie den Überblick nicht verlieren, müssen sie die Datensätze regelmäßig pflegen. Doch die Mühe lohnt sich für viele Unternehmen, denn wer immer genügend Kandidaten in der Pipeline hat, muss nicht mehr aktiv auf die Suche gehen.

Kontakte dürfen nicht abbrechen

In den Datenbanken, den sogenannten Bewerberpools, speichern Personaler Informationen von Fach- und Führungskräften, mit denen sie schon einmal Kontakt hatten oder die sich für das Unternehmen interessieren. Das Beratungs- und Planungsunternehmen Drees & Sommer beispielsweise füllt seinen Pool unter anderem mit Bewerbern, die aufgrund fehlender Berufserfahrung, falschem Standort oder weil es gerade keine passende Vakanz gab, abgelehnt wurden. Auch diejenigen, die zum Unternehmen passen könnten, aber ihre Bewerbung zurückgezogen oder ein konkretes Jobangebot abgelehnt haben, sind Teil des Pools. "Grundsätzlich versuchen wir, jeden Bewerber in den Pool aufzunehmen, der künftig für uns von Interesse sein könnte", sagt Amelie Kristin Gryska, Spezialistin Talent Acquisition bei Drees & Sommer. Das heißt: Vom Praktikanten bis zum Top-Manager ist hier jeder dabei. Je mehr Potenzial den Pool füllt, desto größer ist später die Auswahl für die Personaler, wenn sie eine Stelle zu besetzen haben.

Der Immobilienmakler und -dienstleister JLL hat seinen Bewerberpool mit Menschen "unterschiedlicher Fähigkeiten und Erfahrungen" gefüllt, sagt Christian Quach, Leiter Talent Acquisition. Dazu zählen sowohl Studenten als auch Management-Anwärter sowie Führungskräfte. Wie ausgewogen das Verhältnis zwischen Anfängern und Experten in der Liste ist, kann JLL nicht beziffern. Doch: Egal welches Erfahrungslevel, das JLL-Recruiting-Team setzt sich in regelmäßigen Abständen mit ihnen in Verbindung. So halten die Personaler die Informationen im System aktuell – und stärken die Beziehung zu den Kandidaten.

Zu vielversprechenden Köpfen suchen die Personalverantwortlichen auch persönlichen Kontakt – die ein oder der andere wird auf einen Kaffee eingeladen, wie Quach verrät. In den Genuss kommen wohl vor allem diejenigen, die auf eine Vakanz passen könnten – das Kaffee-Date könnte sozusagen die Eintrittskarte in den Bewerbungsprozess werden.

JLL setzt zusätzlich auf sein "Talentnetzwerk": Während im Bewerberpool nur diejenigen drin sind, die sich schon einmal bei JLL beworben haben, ist das Talentnetzwerk für alle geöffnet. Wer sich für eine Laufbahn bei dem Unternehmen interessiert, kann sich auf der Karriereseite online registrieren und erhält per Mail unter anderem Newsletter, Informationen zu Fachthemen oder Veranstaltungseinladungen.

Ständiger Nachschub ist notwendig

Damit der Pool immer gut gefüllt bleibt, müssen Unternehmen dranbleiben und dafür sorgen, dass Interessierte das Angebot kennen. Viele Branchenfirmen nutzen für die Suche nach neuen Teammitgliedern zum Beispiel Jobmessen, Ausstellungen, Universitätskooperationen und Karriere-Webseiten, um potenzielle Fachkräfte abzufangen. JLL bewirbt sein Talentnetzwerk zusätzlich über Facebook, Linkedin und die eigene Website. Um den Überblick zu behalten, setzt JLL auf systematisch geordnete Daten. Mit welcher Software das Unternehmen arbeitet, möchte es zwar nicht sagen, aber Fakt ist: Der Markt für Talent-Management-Programme ist groß. Zahlreiche Anbieter wie Recruitee, Softgarden und Talention bieten Software-Lösungen rund um die Akquise an. Auch das Karriere-Portal Linkedin hat sich mit dem Recruiting-Tool Talent Solutions in den Markt eingeklinkt. Viele Unternehmen entwickeln zudem eigene Lösungen.

So wie Drees & Sommer: "Früher haben wir Bewerberpools über unser Bewerbermanagementsystem erstellt, allerdings war uns das zu passiv", sagt Recruiterin Gryska. Deshalb hat das Unternehmen ein eigenes System implementiert, das losgelöst von dem Tool für das Bewerbermanagement funktioniert – das Talent-Relationship-System. Das Bewerbermanagement dient nun nur noch dazu, die eingehenden Bewerbungen zu organisieren – nicht aber der Pflege der Liste möglicher Kandidaten. Wen Drees & Sommer in sein Netzwerk aufnehmen möchte, der kommt ins Talent-Relationship-System der Stuttgarter.

Das Unternehmen will so die Ansprache möglichst individuell gestalten. Das heißt: Ehemalige Praktikanten bekommen eine Mail mit offenen Werkstudentenstellen, eine Führungskraft erhält eher Neuigkeiten aus der für sie relevanten Abteilung. Gryska erklärt: "Wir nutzen einen zielgruppenspezifischen Redaktionsplan, um über Neuigkeiten aus der Drees-&-Sommer-Gruppe zu informieren und in Verbindung zu bleiben."

Ein wichtigste Maßgabe ist, dass der Bewerber-Pool muss die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) berücksichtigen muss. Die meisten Bewerbermanagementsysteme bieten zwar eine integrierte Pool-Funktion an, sagt Gryska, "hier muss allerdings die Datenschutzrichtlinie geprüft werden, wenn die Daten der Bewerber über den Bewerbungsprozess hinaus gespeichert werden sollen." Drees & Sommer holt die Einwilligung ihrer Bewerber per E-Mail-Link ein. Die Informationen bleiben anschließend zwei Jahre gespeichert, vorausgesetzt die Kandidaten ziehen ihr Einverständnis nicht vorzeitig zurück. "Dritte erfahren nicht von der Aufnahme in den Pool", betont Gryska. Hier gelte strengste Vertraulichkeit.

Pool-Kandidaten werden nach einiger Zeit aufgefordert, ihre Angaben zu aktualisieren. "Das ist aber kein Muss", sagt Gryska. "Grundsätzlich verstehen wir es immer als Aufgabe der Recruiter, die Kandidaten zu kontaktieren und herauszufinden, ob eine Stelle zum Kandidaten passt und Interesse besteht." Wie viele Bewerber so zum Unternehmen kommen, will sie nicht sagen. Nur so viel: Es werden immer mehr. Auch JLL hält sich bei konkreten Zahlen bedeckt. Für das Unternehmen sei der Talentpool aber ein "wichtiges Instrument".

Die Autorin: Anna Friedrich ist Journalistin bei der Wirtschaftsredaktion Wortwert.

Anna Friedrich

IZ fragt, Studenten antworten

Karriere 13.02.2020
Immobilienstudenten mitgemacht: Am 10. Februar ist der Startschuss für die Arbeitsmarktumfrage 2020 der Immobilien Zeitung (IZ) gefallen. Gefragt ist eure Meinung zu Traumjobs, Toparbeitgebern ... 

Immobilienstudenten mitgemacht: Am 10. Februar ist der Startschuss für die Arbeitsmarktumfrage 2020 der Immobilien Zeitung (IZ) gefallen. Gefragt ist eure Meinung zu Traumjobs, Toparbeitgebern oder fairen Gehältern.

JLL ist der Wunscharbeitgeber Nummer eins. Als Einstiegsgehalt schwebt der Jugend eine Summe von 50.000 Euro per annum vor. In zwei bis drei Jahren sollen es dann schon 60.000 Euro sein. Dabei liegt der schnöde Mammon vielen Studenten noch nicht mal besonders am Herzen. Am liebsten wollen sie später mal Projektentwickler werden. Und die Unterschiede der Geschlechter z.B. bei den Gehaltswünschen oder der Vergütung von Praktika sind eklatant. Das sind nur einige der Ergebnisse der Vorjahresumfrage.

Schafft es die Konkurrenz diesmal, Dauersieger JLL vom Thron zu stoßen? Klettern die Gehaltsforderungen ungebremst weiter? Und avanciert der Maklerberuf endlich zum Traumjob? Fragen wie diese beantworten die beiden IZ-Titelgeschichten zur diesjährigen Arbeitsmarktumfrage am 18. Juni und 23. Juli 2020.

Teilnehmen können - eine gültige Studienbescheinigung vorausgesetzt - alle Studierenden, die in den kommenden vier Semestern ihren Abschluss machen. Angesprochen fühlen sollten sich in jedem Fall Studierende der Fächer Architektur, BWL/VWL, Facility-Management/Gebäudetechnik, Geografie, Immobilienwirtschaft/-management bzw. Bau-/Projektmanagement, Ingenieurwesen und Stadtplanung/Raumplanung.

Den Teilnehmern winken etliche Preise

Das Ausfüllen des Online-Fragebogens - ob auf dem Smartphone, mit dem Tablet oder am Desktop-Rechner - sollte nicht länger als etwa zehn Minuten dauern. Als Lohn dieser kleinen Mühe winken viele Preise: u.a. ein Apple iPad Pro, eine Apple Watch Series 5, vier Business-Bags von Picard im Wert von je 250 Euro, 40 IZ-Premium-Pakete, zehn Tickets für Veranstaltungen von Heuer Dialog und 15 Eintrittskarten für die Immobilienmesse Expo Real 2020.

Die Arbeitsmarktumfrage ist Teil der IZ-Joboffensive 2020. Diese wäre nicht möglich ohne eine ganze Reihe starker Partner. Unterstützt wird die Joboffensive in diesem Jahr von Bernd Heuer Karriere, BNP Paribas Real Estate, CBRE, Colliers International, Corpus Sireo Real Estate, Drees & Sommer, ECE, Expo Real, Gegenbauer/RGM, Kaufland und Patrizia.

Harald Thomeczek

Karriere-Kick-off auf dem Career Day

Auf dem Career Day, traditionell am dritten Tag der Expo Real, werfen Personalverantwortliche wie Peter Jaksch von Patrizia Immobilien (hier im Hintergrund) die Fangnetze nach Talenten aus.

Auf dem Career Day, traditionell am dritten Tag der Expo Real, werfen Personalverantwortliche wie Peter Jaksch von Patrizia Immobilien (hier im Hintergrund) die Fangnetze nach Talenten aus.

Bild: Messe München

Karriere 29.09.2016
Zur Expo Real fährt man nicht nur, um Deals einzufädeln, Geschäftsmöglichkeiten auszuloten oder alte Freunde und neue Bekannte zu treffen. Die Messe ist auch eine Spielwiese für all ... 

Zur Expo Real fährt man nicht nur, um Deals einzufädeln, Geschäftsmöglichkeiten auszuloten oder alte Freunde und neue Bekannte zu treffen. Die Messe ist auch eine Spielwiese für all jene, die eine (neue) Stelle suchen, und Arbeitgeber strecken dort ihrerseits die Fühler nach Kandidaten aus. Unverhohlen um Talente bzw. Jobs gebalzt wird traditionell auf dem Career Day am dritten Messetag.

Fast zwei Dutzend Aussteller haben dieses Jahr einen "Career Corner" gemietet und präsentieren sich dem Branchennachwuchs, zuvörderst Studierenden, Absolventen und jungen Berufserfahrenen als Immobilienarbeitgeber. Die Unternehmen nutzen diese Plattform nicht aus Jux und Dollerei: "Stichworte wie War for Talents oder Fachkräftemangel sind in aller Munde. Auch wir spüren den zunehmenden Konkurrenzdruck im Kampf um gut qualifizierte und motivierte Nachwuchs-Talente", sagt Markus Reinert, CEO von IC Immobilien.

Der Property- und Asset-Manager nimmt zum ersten Mal am Career Day teil. Im Juni hat IC Immobilien die Zelte bereits an einem anderen Fangbecken aufgeschlagen, ebenfalls erstmals:

"Wir haben schon mit der Teilnahme am IZ-Karriereforum an der Frankfurter Uni gute Erfahrungen gemacht und wollen unsere Präsenz auf Jobmessen, Hochschultagen etc. weiter verstärken", so Reinert.

Mit der Ausbeute zeigt er sich nicht unzufrieden: "Im Nachgang zum IZ-Karriereforum haben wir mit einigen interessanten Nachwuchstalenten gesprochen und konnten daraus auch einige Praktikanten und Werkstudenten für verschiedene Niederlassungen rekrutieren."

Ihre Premiere als Aussteller auf dem Career Day feiern 2016 auch Bonava (ehemals NCC), Arcadis, KGAL, Industria Wohnen und Comfort. Die Erwartungen, mit denen sie ins Rennen um die besten Talente gehen?

"Wir erhoffen uns durchaus, vielversprechende Gespräche zu führen - egal ob mit Berufseinsteigern oder Studenten", heißt es beim Projektsteuerer Arcadis. Kathrin Alisch, Personalleiterin beim Wohnimmobilienentwickler Bonava, formuliert es so: "Wir wollen unsere Kontaktfläche allgemein erweitern, vom Studenten bis zu erfahrenen Spezialisten."

Den eigenen Bekanntheitsgrad steigern und sich als attraktiven Arbeitgeber herausstellen wollen sie alle, ob Newcomer oder alte Hasen. Und, wenn es gut läuft, auch den einen oder anderen Kandidaten von sich überzeugen - mitunter auch mit zeitlicher Verzögerung: "Eine Messe ist oft auch auf lange Sicht erfolgreich, wenn sich der Kandidat bzw. die Kandidatin nach Studienabschluss oder bei der konkreten Berufs(um-)orientierung an das Gespräch zurückerinnert und wieder auf uns zukommt", sagt Izabela Danner, Head of Human Resources von JLL.

Das Treiben in den Career Corners ist eher einem Speed-Dating als einem Bewerbungsgespräch ähnlich: "Das ist ein erstes Kennenlernen, der eigentliche Bewerbungsprozess findet im Nachgang der Veranstaltung statt", sagt etwa Anne Posthoff, Referentin HR und Marketing bei Drees & Sommer. Ähnlich sieht das Christoph Schulz, Director bei Ernst & Young Real Estate: "Der Auftritt dient eher dazu, ersten Kontakt aufzunehmen, das Unternehmen vorzustellen und auszuloten, ob weitere Gespräche für beide Seiten zielführend sein können."

Die Erwartungen von Neuling Comfort orientieren sich an einer bekannten Jobmesse: "Unsere Erfahrungen von ähnlichen Jobbörsen (IZ-Karriereforum) sind, dass durchaus konstruktive Gespräche entstehen können." Aktuell ist Comfort auf der Suche nach Junior Consultants im Bereich Investment und Vermietung in Düsseldorf und Hamburg. Außerdem biete der Bereich Research & Consulting in Hamburg Stellen für Praktikanten und Werkstudenten an.

Der Wohnungsfondsmanager Industria Wohnen bringt ein bis zwei Studienplätze für ein duales Studium mit der Fachrichtung Immobilienwirtschaft sowie mindestens zwei Ausbildungsplätze für Immobilienkaufleute zur Messe mit. Zudem hält man die Augen nach Nachwuchskräften im Asset- und Property-Management offen. KGAL startete 2015 ein Trainee-Programm und hat derzeit u.a. einen Trainee im Immobilienbereich. Für Oktober 2017 sucht der Asset-Manager wieder u.a. einen neuen Real-Estate-Trainee für das 22-monatige Programm, in dem man nach einer Einführungsphase die Bereiche Asset-, Transaktions- und Portfolio-Management durchläuft.

Nicht weniger als neun Aussteller verdienen, zumindest auch, mit der Gewerbeflächenvermietung oder der Investmentmakelei Geld. Etwa Engel & Völkers Commercial. "Der Career Day hat sich für unser Unternehmen bisher als Erfolg dargestellt. Die gute Auswahl an qualifizierten Kandidaten sowie die Möglichkeit, sich als Unternehmen zu präsentieren, ist sehr in unserem Sinne", sagt Henning Jungmann, Gebietsleiter Commercial bei E&V Commercial in Hamburg.

Wir beabsichtigen in diesem Jahr mit mehr Personal vor Ort zu sein." Die Plattform Career Day habe E&V Commercial "im letzten Jahr diverse Bewerbungen an unterschiedlichen Standorten verschafft. Einige Bewerber arbeiten seitdem in unserem Netzwerk."

Auch andere Teilnehmer haben Positives zu berichten: CBRE z.B. hat 2015 eine Absolventin auf dem Career Day kennengelernt, die mittlerweile als Analystin in der Research-Abteilung arbeitet, und das Maklerhaus Lührmann fand dort letztes Jahr eine Vertriebsassistentin. Die Beratungsgesellschaft PwC berichtet, in den vergangenen Jahren "immer wieder interessierte und motivierte Bewerber beim Career Day kennengelernt und im Nachgang einige Praktikanten- und Einstiegspositionen besetzt" zu haben.

Demografischer Wandel hin, War for Talents her: Die Aussteller gehen betont entspannt ins Rennen um die Nachwuchskräfte. Kerstin Böhler etwa, HR-Managerin beim Investment-Manager Patrizia Immobilien: "Wir möchten uns gerne als Arbeitgeber präsentieren und unseren Gesprächspartnern vermitteln, wer Patrizia ist und was uns als Arbeitgeber ausmacht. Auf der anderen Seite möchten wir natürlich auch interessante Kandidaten kennenlernen. Wenn sich dadurch auch noch eine Zusammenarbeit ergibt, umso besser!"

Schon im Vorjahr waren 22 Unternehmen auf dem Career Day mit von der Partie. Doch von Stagnation kann keine Rede sein: Weil der Career Day in der Meet & Retreat Lounge stattfindet, sei standbau- und platztechnisch nur Platz für 22 Aussteller. "Wir hatten noch sieben Unternehmen auf der Warteliste, denen wir leider keine Corner mehr zuteilen konnten", berichtet Isabella Bayer von der Messe München.

Zu den Glücklichen, die eine Ecke ergattert haben, gehört BNP Paribas Real Estate (BNPPRE). Der Immobiliendienstleister bietet nicht nur Praktika und Werkstudentenplätze an: Im Oktober startet der Bewerbungsprozess für Ausbildungsplätze sowie Plätze für duale Studenten. Während andere Aussteller darauf warten, dass die Studenten zu ihnen kommen, sorgt BNPPRE selbst für Besucher in seinem Career Corner. Das Unternehmen organisiert dieses Jahr mit der Hochschule Rhein-Main ein Netzwerk-Format, "das an unseren Besuch der Hochschule in Wiesbaden anknüpft. 40 Studierende aus dem Studiengang Immobilienmanagement besuchen uns dieses Jahr in dem Career Corner", erzählt Tino Benker-Schwuchow, Head of HR von BNPPRE.

Getrübt wird ein Auftritt auf dem Career Day für manchen Teilnehmer durch die Tatsache, dass Professionals dort eher nicht rekrutiert werden können. "Für die Anwerbung berufserfahrener Mitarbeiter eignet sich die Veranstaltung bisher leider nicht. Es sind ausschließlich Absolventen oder noch studierende Kandidaten dabei. Wir würden eine Entwicklung hin zu einem breiteren Bewerberpool sehr begrüßen!", sagt Henning Jungmann von E&V Commercial.

Auch Carolin Dißmann aus dem Personalmanagement des Kölner Maklerhauses Greif & Contzen bemängelt die Dominanz von Studenten und Absolventen. "Professionals sind sicher vereinzelt auch beim Career Day, aber primär handelt es sich aus unserer Sicht noch um ein Format, das vornehmlich von Studenten und Absolventen angenommen wird. Wir würden eine breitere Positionierung und Attraktivierung als Karriereveranstaltung auch für Professionals sehr begrüßen."

CBRE hat 2016, neben u.a. Traineestellen im Bereich Capital Markets für Absolventen, auch einige Jobs für Berufserfahrene im technischen Bereich sowie für Bewertung, Architektur, Investment und Vermietung im Gepäck. Aber auch Deutschland-CEO Alexander von Erdély konstatiert: "Am vergangenen Career Day kamen nur vereinzelt berufserfahrene Mitarbeiter auf uns zu, die sich allgemein über Einstiegsmöglichkeiten informieren wollten. Die eindeutige Mehrzahl der Interessenten waren Studierende und Absolventen."

Anja Hechler, Associate Director Human Resources beim Beraterhaus Savills, das 2016 erstmals seit fünf Jahren wieder am Career Day dabei ist, hat eine einfache Erklärung für die überschaubare Präsenz gestandener Fach- und Führungskräfte: "Berufserfahrene werden sich aus unserer Sicht eher nicht auf dem Career Day über neue Jobs informieren. Da dort wahrscheinlich auch der jetzige Arbeitgeber vertreten ist, dürfte es schwierig sein, Gespräche über neue Jobs mit einem potenziellen neuen Arbeitgeber im Career Corner zu führen."

Doch was auf dem Career Day nicht klappt, kann ja trotzdem an anderen Ecken und Enden der Messe klappen, wie die Aussteller unisono bestätigen: "Die Expo Real an sich ist als Networkingevent natürlich prädestiniert dafür, dass man auch mit berufserfahrenen Kanditaten in Kontakt kommt", sagt z.B. Christoph Schulz von EY Real Estate.

Career Day 2016

Studenten, Absolventen, Young Professionals: Das ist die Zielgruppe des sogenannten Career Day auf der Expo Real, der traditionell am dritten Messetag stattfindet. In diesem Jahr tummeln sich Talente und Talentspäher am Donnerstag, den 6. Oktober 2016, in der Meet & Retreat Lounge in Messehalle A2. Dort präsentieren sich von 9 bis 14 Uhr 22 Aussteller in "Career Corners" dem Nachwuchs. Flankiert wird das Ganze von einem eigenen Konferenzprogramm nebenan im Planning & Partnerships-Forum mit Diskussionsrunden zu Themen wie "Recruiting in Real Estate" oder "Berufsbilder in der Immobilienwirtschaft". Zusätzlich mit im Angebot für den Branchennachwuchs: ein Bewerbungsmappencheck mit Profis. Zur Vorbereitung auf Gespräche mit Personalern dient ein Bewerberleitfaden, den man online auf der Website der Expo Real studieren kann. Dort finden sich wertvolle Hinweise, etwa "Zeigen Sie sich durch sinnvolle Fragen motiviert und interessiert." Im vergangenen Jahr dürften mindestens rund 680 Studenten auf der Messe unterwegs gewesen sein. Zumindest wurden so viele vergünstigte Eintrittskarten verkauft. Vereinzelt laden Unternehmen Studentengruppen ein, bestellen und bezahlen also gesammelt Studententickets für diese. hat

Harald Thomeczek

"Ich bin gern der Knecht des Eigentümers"

Köpfe 16.06.2005
Die hauptstädtische BVG gehörte vor gut fünf Jahren zu den ersten öffentlichen Verkehrsbetrieben, die den Aufbau einer eigenständigen FM-Organisation und die Entwicklung eines professionellen ... 

Die hauptstädtische BVG gehörte vor gut fünf Jahren zu den ersten öffentlichen Verkehrsbetrieben, die den Aufbau einer eigenständigen FM-Organisation und die Entwicklung eines professionellen Immobilienmanagement angepackt haben. Im Gespräch mit der IZ zieht BVG-Direktor Ernst-Walter Lipka eine Zwischenbilanz - und die betont vor allem kommende Aufgaben.

Ernst-Walter Lipka, gebürtiger Franke und diplomierter Ingenieur, steht seit 1999 als Direktor dem BVG-Zentralbereich Infrastruktur vor. Dieser hieß zwischenzeitlich auch einmal ZB Facility Management. Die grobe Richtung war verkündet worden, doch der Weg im Detail noch lange nicht vermessen. Heute wäre wiederum die Zeit reif, einen mutigen Schritt zu gehen. Doch die Ampeln stehen eher auf "Orange" denn auf Grün.

In den zurückliegenden zwölf bis 15 Monaten hat man in Berlin die Voraussetzungen geschaffen, den Zentralbereich Infrastruktur auszugründen. Die rund 400 Köpfe zählende Infrastruktur-Mannschaft war so weit, sich "als FM-Experten für Verkehrsbetriebe zu positionieren", wie Lipka sagt. Die Zielmarke war klar: ein komplett integrierter, aber spezialisierter FM-Anbieter. Komplettdienstleister ja, aber eben nicht als Möchtegern-Experte wahlweise für Krankenhäuser oder Industriestandorte oder Bankentürme. Die eigene Branche hat man im Auge, die wachsende Kundengruppe der kommunalen und privaten Verkehrsunternehmen, die derzeit oder demnächst umfangreiche FM-Leistungspakete ausschreiben werden. Lipka ist sicher: "Unser Know-how ist am Markt sehr gefragt, da wir Verkehrsexperten sind."

Wer sich in der hauptstädtischen FM-Szene umhört, erfährt, wie weit die BVG-Pläne schon gediehen waren. Um potente Partner brauchten Lipka und sein Team offenbar nicht zu buhlen. Egal ob Dr. Sasse, Gegenbauer, Wisag oder M+W Zander - alle renommierten und an der Spree gut vertretenen Dienstleister wären wohl einer Beteiligungsgesellschaft oder einer ebenfalls denkbaren Arge Berliner Facility Management nicht abgeneigt. Selbst das in vergleichbaren Fällen immer auftretende Problem des Personalübergangs "wäre lösbar gewesen", heißt es. Zu hören ist in der Hauptstadt ebenfalls, dass auch die sich derzeit neu organisierenden FM-Fachleute von Jones Lang LaSalle durchaus Interesse zeigten, sich einem Arge-Team anzuschließen. Seit dem plötzlichen Tod des BVG-Vorstandsvorsitzenden Andreas von Arnim, der Ende März 46-jährig an Unfallfolgen verstarb, liegt das FM-Projekt aber auf Eis. Von Arnim, vor zwei Jahren als BVG-Sanierer angetreten, hatte das Vorhaben sehr aktiv unterstützt.

Die FM-Ergebnisse helfen beim Drücken der Schuldenlast

Die Berliner Verkehrsbetriebe sind bekanntlich mit gut einer Milliarde Euro verschuldet. Die FM-Experten an der Trebbiner Straße sind wie die anderen Bereiche aufgefordert, zur Reduzierung der Schuldenlast, die jährlich rund 100 Mio. EUR Zinsbelastung mit sich bringt, beizutragen. Die Ergebnisse können sich sehen lassen.

Gemessen am Ist-Stand im Jahr 2000 konnte der Aufwand um 12% auf rund 62,8 Mio. EUR (2004) reduziert werden. Insbesondere die Sachaufwendungen sanken um mehr als 19%. Der Personalaufwand ging im selben Zeitraum (2000 bis 2004) um lediglich 7,3% auf etwas mehr als 19,1 Mio. EUR zurück. Die Personalreduzierung um rund ein Fünftel auf die erwähnten fast 400 Köpfe wurde u.a. durch BAT-Erhöhungen weit gehend "ausgeglichen". Ein echtes Plus um fast 10% musste in Sachen Energiekosten hingenommen werden.

Die Ertragsseite des Zentralbereichs ist - in absoluten Zahlen - gegenüber den Aufwendungen weiterhin schwach. Lag diese in den vergangenen vier Jahren insgesamt stabil bei rund 9,8 Mio. EUR (+0,8%), sind immerhin die Erträge durch Mieten und Pachten um deutliche 41% auf 5,1 Mio. EUR gewachsen.

Summa sumarum: Statt eines negativen Ergebnisses in Höhe von 61,5 Mio. EUR steht das Facility Management heute für -52,9 Mio. EUR, hat sich also um immerhin 14% verbessert.

"Anständige Zahlen" und das Messen an Benchmarks

Die Planvorgaben für die zweite Hälfte des Jahrzehnts sind klar formuliert: Der Gesamtaufwand soll nochmals um über 5 Mio. EUR auf 57,3 Mio. EUR (2009) reduziert werden. Die Mitarbeiterzahl wird sich um weitere 60 verringern, der Personalaufwand gleichwohl nur um rund 1,5 Mio. EUR. Bei den Mieten rechnen die BVG-Verantwortlichen mit nahezu unveränderten Erträgen.

"Anständige Zahlen" können die FM-Verantwortlichen beispielsweise in Sachen Instandhaltung vorweisen. Die eigenen Aufwendungen, gemessen an VDMA-Benchmarks, liegen mit 77% deutlich unter dem Vergleichswert. In den meisten Teilbereichen fördert das Benchmarking ähnliche Ergebnisse zu Tage; im Sachgebiet Hochbau sind es sogar nochmals deutlich bessere, in der Vertriebstechnik (Verkaufsautomaten, Fahrscheinentwerter usw.) dagegen vergleichsweise schlechte. Auch im Vergleich mit Kennzahlen der Deutsche Bahn AG steht die BVG recht gut da. "Die Zahlen sind sehr genau", sagt Lipka, "da, wo wir schlecht sind, wissen wir warum." Das ist nicht hoch genug zu bewerten, zumal auch die Berliner Verkehrsbetriebe ihr Augenmerk auf drohenden Substanzverzehr richten müssen.

Lipka, der "die optimale Unterstützung des Kerngeschäfts" seines Herrn und Auftraggebers als Maxime des Zentralbereichs ansieht, bringt die alles in allem vorzeigbaren Ergebnisse der FM-Mannschaft so auf den Begriff: "Wir haben mit weniger Sachaufwand und weniger Personal höhere Fahrgastzahlen bewältigt." Er erwähnt Highlights wie den Ökumenischen Kirchentag 2004 mit zusätzlich 400.000 Gästen, das diesjährige Bundesturnfest oder das Treffen der Kulturen mit noch mehr Besuchern, und er blickt schon auf die Fußball-WM 2006 - für alle Großveranstaltungen gelte: "Das fahren wir weg!"

Früher sei die FM-Leistung "mit höherem Aufwand verbunden" gewesen - "durch die Vielzahl der Schnittstellen und unzählige Partner". Nun sei beispielsweise der Löwenanteil der Reinigung an die Dr. Sasse AG vergeben. Gegenbauer und Wisag werden ebenfalls eingespannt. Noch ist das FM nicht konsequent arrondiert, will heißen: Catering, Gebäudesicherheit oder der Arbeits- und Brandschutz gehören neben anderen Funktionen nicht zum Portfolio des Zentralbereichs Infrastruktur. Andererseits ist man nicht nur für die klassischen Bereiche Energiemanagement, Reinigung, Instandhaltung, technische Gebäudeausrüstung sowie Poststelle oder Parkraumbewirtschaftung, sondern auch für die Vertriebstechnik, für Fahrtreppen und Aufzüge oder für die Werkstätten- und Betriebshofplanung zuständig.

Der Verkauf von nicht mehr betriebsnotwendigen Flächen

Neben dem FM gehören auch Aufgaben des klassischen Immobilienmanagement zum Leistungsportfolio des ZB Infrastruktur. 34 Liegenschaften zählt das Portfolio, das hinsichtlich Anlagevermögen, Verwertbarkeit und (potenziellen) Verwertungsergebnisses unter die Lupe genommen wird. Nun wurden erstmals Flächen verkauft.

Der Betriebshof Helmholtzstraße machte den Anfang. In Lichterfelde ging der bislang größte Deal über die Bühne. Jetzt steht Zehlendorf zur Debatte - genauer gesagt: 65.000 m2 zwischen Clay-Allee und Teltower Damm, nicht denkmalgeschützt. Die Vermarktungsbemühungen laufen. Denkbar wäre eine Shopping Mall. Die Kaufkraft ist im Bezirk relativ hoch, der Verkaufsflächenbestand vergleichsweise niedrig. Der Center-Gigant ECE soll Interesse angemeldet haben. Doch der Stadtbezirk wehrt sich, u.a. mit Verweis auf die vorhandenen örtlichen Ladenflächen. 7Ein Berliner Retail-Kenner kommentiert lapidar: "Die Zehlendorfer machen heute den gleichen Fehler wie die Spandauer nach der Wende. Sie reden von der Bedrohung des lokalen Einzelhandels, dabei ist der schon längst kaputt."

Lipka hält sich mit einem Kommentar zurück, auch wenn es für die BVG um geschätzte 25 Mio. EUR geht. Vielleicht aber auch nur um zwei Drittel dieser Summe, falls sich ein Baumarkt ansiedelt, oder eben nur vergleichsweise magere 3 Mio. oder 4 Mio. EUR, wenn sich die politischen Gremien für eine Wohnbebauung entscheiden. Lipka sagt nur so viel: "Wenn das Land oder der Bezirk den Ausgleich zahlen, dann ist das auch o.k."

Der zunehmende Graffiti-Tourismus macht Sorgen

Bei einem anderen Thema wird unser Gesprächspartner sichtbar aufgeregter. "Wir können alle sonstigen Einsparungen vergessen!" Auch Lipka spricht wie andere Hauptstädter (vgl. IZ 10/05) von Berlin als Hauptstadt des Graffiti-Tourismus und von einer "hochorganisierten kriminellen Szene, die mit den Easyjets dieser Welt auch aus Warschau und Stockholm anreist".

Mehr als 9 Mio. EUR seien jährlich für Graffiti-Beseitigung an Gebäuden und Anlagen zu veranschlagen. "Das macht uns irren Kummer." Beispielsweise seien völlig neue Leistungsverzeichnisse für die Reinigung erforderlich. Spezielle Beschichtungs- und Reinigungsmaterialien sind rar. Eine eigens etablierte Task Force und erheblich erweiterte Sicherheitsvorkehrungen sollen gewährleisten, dass ein neues Graffito binnen 24 Stunden entdeckt und beseitigt werden kann - später ist nämlich einfach zu spät. Gleichzeitig wird der Vandalismus noch rabiater. Nach dem zwischenzeitlich in Mode gekommenen Scratching, dem Zerkratzen von Fensterscheiben, würden neuerdings vermehrt ätzende Materialien und Substanzen eingesetzt - auch ohne Rücksicht auf ernste gesundheitliche Gefahren für die Schadenverursacher wie für die Reinigungskräfte.

Zwar ist die Aufklärungsquote mit rund 60% hoch, aber in Sachen Schadenersatz war bislang in der Regel "nix zu holen". Jetzt hat sich die BVG "Schuldtitel" besorgt, die zehn Jahre gültig sind. (ae)

IZ