Um den Alltag der Branchenakteure kennen zu lernen, begleitet sie die Immobilien Zeitung einen Tag lang bei der Arbeit. Zum Start der Serie haben wir Jörg Kotzenbauer am Stammsitz der ...
Montagmorgens um kurz nach acht füllen sich langsam die Flure der ZBI-Zentrale in der Erlanger Innenstadt. Während sich im Eingangsbereich die ankommenden Mitarbeiter begrüßen und in die Kaffeeküche oder ihre Büros verschwinden, brennt im vierten Stock in Jörg Kotzenbauers Büro schon seit einer halben Stunde das Licht. "Ich bin heute schon etwas früher losgefahren", erklärt der CEO mit Blick auf seinen Fahrradhelm, den er neben einem Sportrucksack auf der Fensterbank hinter seinem Schreibtisch geparkt hat. "Unsere IT wurde übers Wochenende umgestellt. Ich wollte sehen, ob alles läuft, bevor die Kollegen mit der Arbeit starten." Das Thema falle zwar eigentlich nicht in seine Verantwortung, doch weil er für das Personal zuständig ist, sieht er in allen Alltagsgegebenheiten Schnittstellen zu seinen Aufgaben. "Wenn Telefone und E-Mailaccounts nicht reibungslos laufen, kostet das Zeit und Nerven. Das kann unzufrieden machen", sagt er in Bezug auf die rund 180 Mitarbeiter am Standort in Franken.
Kotzenbauer selbst hat sich für einen möglichen IT-Ausfall einen Plan B überlegt. Beim Wochenstart zu spät zu seinem Meeting zu kommen, wollte er vermeiden: Als er gegen halb zehn den Bereichsleiter für Unternehmensentwicklung, Thomas Niethe, durch die verglaste Bürowand ankommen sieht, holt er ein iPad von seinem Schreibtisch und baut es für die anstehende hybride Sitzung mit einer externen Beraterin aus Frankfurt auf seinem Konferenztisch auf. Während der Begrüßung nimmt sich Kotzenbauer eins der Gläser, die zusammen mit vier Wasserkaraffen auf dem Tisch bereit stehen. Er schenkt einen großen Schluck ein, platziert das Glas vor sich auf einem Filzuntersetzer und bietet mit fragendem Blick Niethe ein Getränk an. Der hat inzwischen neben ihm Platz genommen und steckt schon mitten in dem Austausch. Im Schnelldurchlauf halten die Beteiligten in persona und auf dem iPad den aktuellen Stand des Großprojekts Fast Forward fest.
Dieses besteht aus mehreren Maßnahmen, die neue Standards für das Unternehmen und neue Aufgaben für die Teams bringen – und zwar über alle Bereiche hinweg in einem angedachten Zeitraum von nur zwei Jahren. Während Niethe spricht, liegen Kotzenbauers Hände auf der Tischplatte. Um Blickkontakt zu halten, dreht er den Oberkörper im Wechsel zu seinem Kollegen und dem iPad. Er hört zu, verfolgt jedes Wort – so konzentriert, dass er erst beim dritten Blitz bemerkt, dass vor dem Fenster ein Gewitter aufgezogen ist. Beim Donnergrummeln zuckt er kurz zusammen, greift nach seinem Glas, trinkt einen Schluck und meldet sich im Meeting zu Wort. Seine Finger tanzen jetzt über die Tischplatte und scheinen seine Sätze durch Bewegungen zu unterstreichen. Er spricht ein Thema an, das ihn kurz vor dem Monatswechsel beschäftigt. "Ich bin ein bisschen aufgeregt, weil die nächste Mitarbeiterversammlung ansteht", beichtet Kotzenbauer.
Die Online-Treffen für alle 860 Mitarbeiter deutschlandweit zählen zu den Maßnahmen, die Kotzenbauer schon kurz nach Antritt seines Chefpostens 2019 eingeführt hat. "Weil beim letzten Mal die Fragerunde ausgefallen ist, rechne ich jetzt mit Gesprächsbedarf zum Thema Inflation. Die aktuelle Geschäftslage will ich so erklären, dass jeder Mitarbeiter sie versteht", sagt er. Durch diese Transparenz will der CEO erreichen, dass New Work Einzug in den Unternehmensalltag erhält. Die Grundlage dafür definiert er als "Mitarbeitermotivation von innen heraus". Vertrauen in den Arbeitgeber und Spaß an der Arbeit sollen die ZBI schnell voranbringen.
Die Besprechung mit Niethe und der Beraterin endet mit einer Verabredung zum Mittagessen. Niethe zieht einige Notizzettel aus der Innentasche seines Jackets und kündigt an: "Ich hab da für heut‘ Mittag noch ein paar Themen." Dass die beiden ihre gemeinsamen Jour-fixe-Termine in ein Lokal verlegen, passiert oft, denn an seinem Schreibtisch sitzt der CEO nur selten. So selten, dass es hinter dem hüfthohen Tresen neben dem Fenster nicht einmal einen Stuhl gibt. Stattdessen steht dort ein Balancetrainer.
Sitzen will Kotzenbauer im Arbeitsalltag nur bei Besprechungen, "und von denen gibt es in meiner Rolle genug", findet er. Die nächste startet als Alexandra Landmann, die bei ZBI für die Personalentwicklung zuständig ist, und Personal-Bereichsleiterin Jasmine Freiberger zur Tür hereinkommen. Kotzenbauers Augen werden groß, als er sieht, dass die beiden Kekse und Weingummis auf dem Tisch abstellen. Im Raum herrscht normalerweise freie Platzwahl, doch Kotzenbauers Glas aus dem Fast-Forward-Meeting markiert schon seinen Sitzplatz. "Wenn ihr was trinken wollt", setzt er an und steckt sich einen pinkfarbenen Gummi-Dino in den Mund, "dann bedient euch." Als Freiberger und Landmann die ersten Tagespunkte durchgehen, macht sich Kotzenbauer keine Notizen. Stattdessen umklammert er sein Glas mit beiden Händen. Er hält Blickkontakt und nickt regelmäßig, um zu signalisieren, dass er zuhört. Ins Wort fallen will er seinen Kolleginnen nicht, aber Ideen, die ihm gefallen, kommentiert er kurz mit "Das ist gut" oder "Cool". Schließlich bringt der CEO selbst ein Thema ein: eine Veranstaltungsreihe, in der Führungskräfte Leitlinien für ihre Arbeit erstellen. Durch diese Workshops will Kotzenbauer erreichen, dass sich die Führungskräfte mit ihren Vorgehensweisen "committen", wie er es ausdrückt. "Ich kann als Chef keine Unternehmenskultur aufdrücken", sagt er, "Kultur ist etwas, das langsam wächst und an dem alle beteiligt sind. Ich will deshalb dazu einladen, das gemeinsam zu gestalten."
Mit dieser Einstellung konnte er wenige Wochen zuvor Marco Knopp als Chief Administration Officer für die ZBI gewinnen. "Der Teamgedanke wurde mir schon im Vorstellungsgespräch erläutert, und auch, dass das Unternehmen bereit für Veränderungen ist", nennt Knopp die überzeugenden Argumente für seinen Jobwechsel. Er ist nicht der einzige, der erst vor kurzem ins Unternehmen kam. Nach und nach hat Kotzenbauer zusätzliche Rollen geschaffen, weil er Kompetenzen strukturieren und verteilen wollte. "Ich brauche ein Team, in dem jeder ein echter Experte auf seinem Gebiet ist." Umgekehrt sollen seine Mitarbeiter ihn und seine Pläne für die Zukunft des Unternehmens kennen. "Mir ist wichtig, dass jeder von Anfang an weiß, wer ich bin, wo ich herkomme und was ich mit der ZBI erreichen will", erklärt er. Für die Führungskräfte hat er deshalb einen Vortrag vorbereitet.
Obwohl er die Präsentation nicht zum ersten Mal hält, checkt er auf dem Weg in den Konferenzraum noch einmal alle Notizen auf den Karteikarten – "es soll nichts schiefgehen", sagt er. "Natürlich habe ich einige Rhetorik-Seminare hinter mir. Doch wenn ich über mich selbst spreche, dann will ich mich nicht verstellen", beschreibt er seine Nervosität bei diesem speziellen Thema. "Es gehört Vertrauen dazu, Dinge über sich selbst preiszugeben. Deshalb biete ich heute jedem von euch das Du an", stärkt er die Beziehung zu seinem Publikum gleich zum Einstieg.
Pünktlich um zwölf Uhr trinkt Kotzenbauer sein Glas aus, zieht sich sein Sakko über und steckt sein Handy in die Innentasche: Er macht sich auf den Weg zum verabredeten Mittagessen in einer "Suppenküche in der Fressgass‘ von Erlangen", wie er das Lokal im Studentenviertel bezeichnet. Eine Stunde hat er dafür eingeplant. Nach einem Teller Kürbissuppe braucht er Koffein. Er trägt keine Uhr, "weil mich das am Handgelenk stört". Doch der Blick aufs Handy zeigt, dass bis zum nachmittäglichen Boardmeeting noch genug Luft für einen Espresso im Café um die Ecke bleibt. Den trinkt er draußen am Stehtisch mit Niethe und zwei weiteren ZBI-Kollegen, die sie dort zufällig treffen. "Das ist ein Vorteil von Kleinstädten", findet Kotzenbauer. Einen weiteren Blick auf die Uhr braucht der CEO nicht, um zu wissen, wann der Rückweg ansteht. Und die nächste Besprechung startet wieder mit Input zu seinem wichtigsten Thema: Personal.
"Wir müssen standardisierte Mitarbeitergespräche implementieren", stellt Freiberger den neuesten Plan der HR-Abteilung in der nachmittäglichen Sitzung der Führungskräfte vor. Für die Umsetzung hat sie mit Kotzenbauer bereits einen Zeitplan erstellt. "So können wir die Gespräche vergleichbar machen und sichergehen, dass mit jedem Mitarbeiter dieselben Themen besprochen werden", erklärt Kotzenbauer das Ziel. "Außerdem sollen die Mitarbeiter in Zukunft auch Feedback zu ihren Führungskräften geben", kündigt er an. Ob dazu noch jemand Fragen hat, will er direkt wissen. Als sich niemand meldet, bleibt er hartnäckig und spricht die Teilnehmer der Runde einzeln mit Namen an, bis er sicher ist, dass jeder den Fahrplan kennt.
Weiter geht es im engen Kreis der fünfköpfigen Geschäftsführung mit dem "formalen Teil seiner Arbeit", wie Kotzenbauer das wöchentliche Boardmeeting bezeichnet. In den kommenden Stunden wechseln sich im Konferenzraum Adhoc-Fragerunden und Reportings zu Geschäftszahlen aus der Projektentwicklung, dem Facility- und dem Asset-Management ab. Von seinem Drehsessel aus verfolgt Kotzenbauer Tabellen mit Zahlen auf dem Wandbildschirm. Nach einer Stunde muss noch ein Espresso her, und auch das Wasser wird regelmäßig nachgeschenkt. Ansonsten liegen Kotzenbauers Hände ruhig auf dem Tisch neben seinem zugeklappten iPad, während sich die Kollegen um ihn herum immer wieder Notizen auf Blöcken und in Notizbüchern machen. Kotzenbauer hakt nur ein, wenn er Nachfragen hat, greift aber regelmäßig nach seinem Handy, um zu kontrollieren, dass der vorgegebene Zeitrahmen für jeden Redebeitrag eingehalten wird.
Zwar bringt er selbst nur Themen in die Runde ein, bei denen es um Ankaufszahlen und Projektentwicklungen geht, doch den Human Relations räumt er viel Zeit ein. Für ihn, der sich selbst mehr als Manager denn als Immobilienprofi sieht, ist das eine Selbstverständlichkeit. "Ich wollte immer Manager werden, weil ich Menschen mag", begründet er. Das größte Kompliment für ihn sei es, wenn Mitarbeiter von anderen Standorten oder Externe gerne tageweise nach Erlangen kommen, weil sie die Atmosphäre im Haus schätzen. Umgekehrt ist der CEO viel an anderen Standorten unterwegs. "Morgen in Frankfurt, übermorgen in Duisburg. Dort schaue ich mir Projekte an", stellt er am frühen Abend mit Blick auf den Kalender fest – und motiviert sich selbst mit einem der restlichen Weingummis. Seiner Assistentin wünscht er mit einem Winken durch die Zwischentür um halb fünf einen schönen Feierabend, als er mit Blick auf das Handydisplay bemerkt, dass sie bald gehen wird. Ihn selbst zieht es zum Tagesabschluss doch noch an den Stehtisch.
Im Laufe des Tages haben sich dort einige Papiere wie Verträge und Rechnungen angesammelt. Mit prüfendem Blick geht er die Betreffzeilen durch, bevor er die Dokumente unterschreibt und in die Ablage neben der aufgefüllten Wasserkaraffe packt. Während der Zugfahrt am nächsten Tag wäre für den Papierkram keine Zeit, da hat er sich mit einem Kollegen zum Telefonieren verabredet. "Dafür wird es heute bei mir zu spät. Dann lieber morgen früh, damit du nicht so lange im Büro auf mich warten musst", war sein Wortlaut.
Steckbrief
Name: Jörg Kotzenbauer
Alter: 42
Aktuelle Position: CEO der Zentral Boden Immobilien Gruppe (ZBI) seit September 2019
Ausbildung: Jura-Studium an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster, BWL-Studium an der katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt
Wohnort: Erlangen
Berufswunsch als Kind: „Kaufmann im großen Stil"
Geheime Leidenschaft: Kauft Schokolade in jeder Stadt, die er besucht
