Mitarbeiter sind die größten Kostentreiber im PM

Das Bürogebäude Hanse Forum in Hamburg verwaltet HIH Property Management für Warburg-HIH Invest.

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Quelle: concepta Projektentwicklung GmbH

Karriere 28.03.2019
Die Kunden deutscher Property-Manager (PM) müssen sich auf steigende Gebühren gefasst machen. Weil vor allem die Personalkosten in den vergangenen Jahren kräftig geklettert sind, die ... 

Die Kunden deutscher Property-Manager (PM) müssen sich auf steigende Gebühren gefasst machen. Weil vor allem die Personalkosten in den vergangenen Jahren kräftig geklettert sind, die Honorare für erbrachte Leistungen aber eher eine Seitwärtsbewegung hingelegt haben, wollen die Anbieter mehr Geld von den Immobilieneigentümern.

Das hat eine von Rueckerconsult im Januar 2019 durchgeführte Onlinebefragung unter sieben PM-Dienstleistern mit einem bewirtschafteten Gesamtportfolio von 17 Millionen Quadratmetern ans Licht gebracht. Fast alle der sieben teilnehmenden Unternehmen, die vor allem Gewerbeimmobilien managen, gaben zu Protokoll, dass die Honorare bei Neuverträgen in den vergangenen fünf Jahren in allen Leistungsbereichen stagnierten.

Der zeitliche Aufwand, den die Property-Manager betreiben müssen, um die - wachsenden - Anforderungen zu erfüllen, ist dagegen zwischen 2013 und 2018 in fast allen Bereichen gestiegen, im Schnitt um 20%. Bei der Umsetzung neuer technischer Standards verzeichnen manche befragte Firmen sogar 30%ige Anstiege. Und mit dem Aufwand steigen auch die Personalkosten, die bei einem PM-Dienstleister 70% bis 85% der gesamten Gesellschaftskosten ausmachen.

"Vor allem im technischen Property-Management sind Mitarbeiter schwer zu finden. Die Konkurrenz angebotener Stellen ist sehr hoch", berichtet Susanne Tattersall, geschäftsführende Gesellschafterin von Tattersall Lorenz Immobilienverwaltung und -management aus Berlin und als solche Chefin von rund 130 Mitarbeitern. Quereinsteiger sind in technischen Bereichen nur schwer einzubinden: "Das erforderliche Fachwissen bedingt eine hohe Qualifikation und macht eine entsprechende Vergütung nötig."

Kein Wunder also, dass die Personalkosten insbesondere bei technischen Objektmanagern in den vergangenen fünf Jahren um 26% geklettert sind. Führungskräfte mit Personalverantwortung und kaufmännische Property-Manager legten um 17% zu. Selbst in der Mietenbuchhaltung, wo keine Spezialisten gefragt sind, gab es ein Plus von 11%.

Bei Neueinstellungen in den vergangenen zwölf bis 18 Monaten hat Tattersall der Gemengelage aus höheren Kundenansprüchen, gewachsenem Personalbedarf und dünn gesäten Fachkräften in puncto Gehälter mit "einem deutlich höheren Ansatz als in der Vergangenheit" schon Tribut gezollt. Wenn sie könnte, wie sie wollte, würde sie ihren Leuten 10% bis 15% mehr Geld geben: "Wenn wir Mitarbeiter motivieren wollen, müssen wir das Gehalt anpassen." Fesseln legt ihr die bestehende Gebührenstruktur an.

Damit sich das Geschäft für die Dienstleister weiter rechnet, hält Tattersall grundsätzlich eine Aufwertung ihres Berufszweigs für nötig. "Eine Lösung für die derzeitigen Personalengpässe wären spezielle Ausbildungsangebote für Property-Manager, vor allem für den technischen Bereich", schlägt Tattersall vor.

BNP Paribas Real Estate Property Management musste "wegen knapper Personalressourcen am Markt in den vergangenen Monaten schon Mandate ablehnen", stellt Geschäftsführer Frank Helm klar. Auch einige andere Anbieter haben die Notbremse gezogen, wie die Befragung zeigt. Helm konzentriert sich jetzt auf Bestandshalter, weil die ihre Mandate meist mit längeren Vertragslaufzeiten ausstatten und Immobilien nicht nach einem Jahr weiterreichen, und "selektiert Neukunden gewissenhaft".

Die durchschnittliche Mandatierung währt laut der Umfrage nur noch zwei Jahre, auch weil Immobilien immer schneller weiterverkauft werden. "Vor fünf oder zehn Jahren gab es deutlich längere Laufzeiten von teilweise fünf Jahren und mehr", erinnert sich Thomas Junkersfeld, Geschäftsführer von HIH Property Management.

Die Vergütung von Property-Managern orientiert sich an der Kaltmiete und der Assetklasse. Die Dienstleister erhalten in der Regel einen gewissen Prozentsatz der Kaltmiete. Dieser variiert meist zwischen 2% und 3,5%. Für Junkersfeld sind Anhebungen "unvermeidlich". Die Frage, wie stark diese ausfallen werden, beantwortet er so: "Die Gesellschaftskosten sind zwischen 20% und 30% gestiegen, die Honorare haben eine Seitwärtsbewegung gezeigt."

Helm von BNPPRE sieht ebenfalls "einen Wert von 20%. Wenn wir neue Angebote abgegeben haben, haben wir diesen Aufschlag auch schon realisiert." Vor allem Bestandshalter, denen er in den letzten Monaten - wie vergangene Woche auf der internationalen Immobilienmesse Mipim in Cannes - Schwierigkeiten bei der Personalsuche erläutert habe, hätten "die Bereitschaft gezeigt, Honorare zu diskutieren".

Die Gewerbeverwalter wollen so auch zu den Asset-Managern aufschließen. Die Tätigkeitsbereiche hätten sich angeglichen, Aufgaben verschmölzen immer weiter, der Property-Manager trage mehr Verantwortung als früher. Helms Fazit: "Risiko muss vergütet werden."

Junkersfeld hat seinerseits "offene Türen gesehen", wenn er seine Kalkulation bei einem Dissens offenlegte: Viele Kunden seien bereit, angemessenere Honorare zu zahlen. Wo dies nicht der Fall sei, nutze er solche Gespräche schon mal zur "Portfoliobereinigung auf Mandantenebene". Gesondert vergütet hätten die Anbieter gern Dienste, die in bestehenden Verträgen als Inklusivleistungen verstanden werden, z.B. die Beschaffung fehlender Unterlagen nach der Übernahme eines Mandats. Altlasten beseitigen zu müssen, häufe sich nämlich wegen vieler schneller Besitzerwechsel.

Harald Thomeczek

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Es rücken kaum Verwalter nach

Weil die Arbeit der Verwalter kaum digital zu erledigen ist, schwindet das Interesse an dem Tätigkeitsfeld bei den Nachwuchskräften.

Weil die Arbeit der Verwalter kaum digital zu erledigen ist, schwindet das Interesse an dem Tätigkeitsfeld bei den Nachwuchskräften.

Quelle: stock.adobe.com, Urheber: Ezio Gutzemberg

Karriere 14.12.2023
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Vor allem das hohe Maß an Bürokratie und die Arbeitszeiten halten junge Nachwuchskräfte davon ab, den Beruf des Immobilienverwalters zu wählen. Unternehmen haben Schwierigkeiten, Stellen zu besetzen, um alle Aufträge abzuarbeiten. Dabei ist der Alltag eines Verwalters oft gar nicht so trist.

Tim Müller-Zitzke und seine drei Mitgründer Alexander Mayle, Till Biele und Nuradin Schöning planen, im kommenden Jahr zertifizierte Immobilienverwalter zu werden. Aktuell vermieten sie über ihr Start-up Bheaven Premium Homes Luxus-Ferienwohnungen, wollen ihr Geschäft aber weiter ausbauen: "Künftig vermieten und verwalten wir auch fremde Ferienimmobilien", sagt Müller-Zitzke. Dafür brauchen sie das Zertifikat. In ihrer Altersgruppe sind die vier jungen Männer Mitte Zwanzig eine Besonderheit. Denn kaum ein Sektor in der Branche kämpft so sehr mit Nachwuchsproblemen wie die Immobilienverwaltung: In einer Studie des Europäischen Bildungszentrums der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft (EBZ) gaben 85% der befragten Verwaltungen an, dass im Jahr 2020 mehr Fachkräfte die Firma verlassen hätten als im Jahr zuvor. Gleichzeitig haben nur 36% der Unternehmen mehr Verwalter eingestellt als im Vorjahr. Es zeigt sich nun, wovor jahrelang gewarnt wurde: Es kommt nicht genug Nachwuchs nach.

Ein Berufsfeld mit angestaubtem Image

Müller-Zitzke überrascht das nicht: Ausschließlich als Verwalter zu arbeiten kann er sich auch nicht vorstellen. Dabei machen ihm eigentlich viele der Aufgaben Spaß: "Es ist ein gutes Gefühl, Probleme zu lösen und derjenige zu sein, auf den sich Eigentümer vor Ort verlassen", sagt der Gründer. "Trotzdem hat die Branche einen eingestaubten Ruf und ich stelle mir den Job auch recht unflexibel und wenig digital vor." Schließlich können Verwalter schlecht komplett remote arbeiten. So geht es offenbar vielen Menschen in seinem Alter: Von mehr als 400 befragten Studenten planten bei der diesjährigen IZ-Arbeitsmarktumfrage im Frühjahr nur 0,5% einen Berufseinstieg bei einer Hausverwaltung.

Auch Martin Kaßler, Geschäftsführer des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV), bestätigt die Nachwuchsprobleme. "Ich schätze, das Durchschnittsalter hiesiger Immobilienverwalter ist mittlerweile über 50", sagt er. Dabei betont auch Kaßler, dass es weniger die Aufgaben als die strukturellen Voraussetzungen sind, die junge Menschen abschrecken. "Denn eigentlich ist der Beruf vielfältig und geeignet für alle, die gerne Kontakt mit anderen Menschen haben."

Das bestätigt auch Stefan Buhl, Geschäftsführer bei Krasemann Immobilien Management. "Der Job ist sehr dynamisch, abwechslungsreich und vielschichtig", sagt er und meint damit: Mieter finden, Mieten einholen, Handwerker beauftragen und Eigentümerversammlungen organisieren. Immobilien verwalten ist ein breites Tätigkeitsfeld. Buhl unterscheidet daher grundsätzlich zwischen dem reinen Hausverwalter, welcher Eigenbestand in großen Hausverwaltungen verwaltet, und Immobilienverwaltern, die als Dienstleister zwischen dem Eigentümer und der Mietpartei stehen. Und es gibt die Möglichkeit, sich zu spezialisieren. Etwa in der technischen Verwaltung, der gewerblichen Verwaltung oder der Vermietung. "Wir nennen unsere Hausverwalter tatsächlich gerne Vermögensverwalter", erklärt Buhl. Das mache die Verantwortung und Bedeutung der täglichen Arbeit deutlich. "Solche Vorteile müssen wir besser vermarkten", gibt Verbandschef Kaßler zu. "Das große Problem ist aber die Bezahlung und dass man vor Ort sein muss", erklärt der Verbandschef.

Während Kaßler die Bezahlung kritisiert, meint Buhl, dass das Einstiegsgehalt eher eine untergeordnete Rolle spiele. Ihm zufolge hat sich die Bezahlung der anderer kaufmännischer Berufe bereits angepasst. Das Einstiegsgehalt liegt laut Verband durchschnittlich bei rund 35.000 Euro brutto im Jahr. Verwalter in höheren Positionen und mit langer Berufserfahrung verdienen teilweise bis zu 65.000 Euro. Allerdings variiert die Bezahlung stark: "Je größer die Immobilienverwaltung ist, umso eher besteht die Chance auf ein höheres Gehalt", sagt Kaßler. Insgesamt sind die Gehälter jedoch geringer als bei kommunalen oder genossenschaftlichen Wohnungsunternehmen: "Wir liegen hier teils 15% unter dem Durchschnittsgehalt."

Auch der raue Umgang einiger Hausgemeinschaften mit Verwaltern ärgert den Verbandschef: "Ich erlebe immer wieder, dass Verwalter, die nur gesetzliche Vorgaben umsetzen, persönlich verantwortlich gemacht werden." Etwa wenn energetische Sanierungen erforderlich sind, die oft einiges kosten. Mittlerweile geht der Schutz des eigenen Personals so weit, dass Firmen schwierigen Eigentümergesellschaften kündigen. "Denn ansonsten gehen die wenigen Neuen schnell wieder", sagt Kaßler. Es verließen ohnehin 60% der Neueinstellungen die Branche innerhalb eines Jahres wieder. "Auch weil junge Leute keine Lust haben, sich nach 18 Uhr in Eigentümerversammlungen zu setzen", berichtet Kaßler. Das passe nicht zur modernen Arbeitskultur. Er fordert daher schon seit längerem vom Gesetzgeber die Erlaubnis für komplett digitale Versammlungen. Diese könnten tagsüber und aus dem Homeoffice stattfinden. Zudem sei die jährliche Präsenzversammlung nicht mehr zeitgemäß. Der Gesetzgeber lässt allerdings reine Online-Treffen nicht zu.

Abgesehen davon kommt in Sachen Digitalisierung mehr Bewegung in die Branche. "Die Unternehmen steigern sich", sagt Kaßler. Aber es gebe noch viel zu tun. Bisher haben etwa nur 25% der Firmen digitale Kundenportale. Dabei verändern sich in der digitalen Welt auch die Anforderungen an Verwalter. Für Unternehmen heißt das zweierlei: Sie müssen ihr Personal in neuen Themen und Tätigkeitsfeldern weiterbilden und es entstehen neue Stellen mit digitalem Schwerpunkt.

Es fehlt also nicht einfach nur an Personal, sondern an guten und anders ausgebildeten Fachkräften. Fast 90% aller befragten Verwaltungen haben laut EBZ-Studie Schwierigkeiten bei der Rekrutierung von technischen Fachkräften. Laut Kaßler kann dieser Wandel aber auch eine Chance sein. Schließlich fordern High Potentials nicht nur eine gute Bezahlung, sondern verhelfen der Branche auch zu einem besseren Ruf.

Die Autorin: Mia Pankoke ist Journalistin bei der Wirtschaftsredaktion Wortwert.

Mia Pankoke

Das sind die meistgenannten Personen im IZ-Archiv

GdW-Präsident Axel Gedaschko führt das Archivranking an.

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Quelle: Imago, Urheber: photothek

Karriere 15.09.2023
Im Jubiläumsjahr hat die Immobilien Zeitung nachgeforscht, welche Menschen besonders häufig in ihrem Onlinearchiv zu finden sind. Dabei zeigt sich, dass gerade Akteure aus ... 

Im Jubiläumsjahr hat die Immobilien Zeitung nachgeforscht, welche Menschen besonders häufig in ihrem Onlinearchiv zu finden sind. Dabei zeigt sich, dass gerade Akteure aus Branchenverbänden und Politik die Meldungen bevölkern.

Spitzenreiter ist Axel Gedaschko (Jahrgang 1959), Präsident des GdW Bundesverbands. Insgesamt 570 Meldungen im Onlinearchiv der Immobilien Zeitung (IZ), das bis ins Jahr 1994 zurückreicht, lassen sich ihm zuordnen. Der studierte Jurist repräsentiert den Verband seit 2011, zuvor bekleidete er verschiedene politische Ämter, etwa das des Hamburger Wirtschaftssenators.
Die Parallelen zum Zweitplatzierten des Archivrankings, Andreas Mattner (geb. 1960), sind zahlreich. Er ist ebenfalls Präsident eines Branchenverbands: des Zentralen Immobilienausschusses. Wie Gedaschko hat er Rechtswissenschaften studiert und ist in der Politik tätig. In diesem Jahr hat er den
Abschied von seinem langjährigen Arbeitgeber ECE verkündet. In ihren Rollen als Verbandspräsidenten kommentieren und bewerten Gedaschko und Mattner oft politische und wirtschaftliche Entwicklungen, was ihren vielfachen Auftritt in den Artikeln der IZ erklärt.

Ehrung auf der Expo Real
Auf der Expo Real sollen die Inhaber der drei Podiumsplätze beim Archivranking als langjährige Wegbegleiter der Immobilien Zeitung geehrt werden. Der Termin ist im direkten Anschluss an den Podcast der Haus-Meister, der am 5. Oktober von 12 bis 13 Uhr live am Stand der Immobilien Zeitung (C2.120) produziert wird.
Der Dritte im Bunde vertritt dagegen die Wissenschaft. Thomas Beyerle (Jahrgang 1967) ist promovierter Geograf und Betriebswirtschaftler und arbeitet als Chefresearcher beim Investment- und Asset-Manager Catella. Außerdem lehrt er an der Hochschule Biberach und ist Mitglied des Podcast-Teams Die Haus-Meister. Wegen seiner fundierten Kenntnisse des Immobilienmarkts ist Beyerle häufiger Ansprechpartner bei Recherchen der Immobilien Zeitung.
Rund ums Jubiläum

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Lars Wiederhold