Die Kunden deutscher Property-Manager (PM) müssen sich auf steigende Gebühren gefasst machen. Weil vor allem die Personalkosten in den vergangenen Jahren kräftig geklettert sind, die Honorare für erbrachte Leistungen aber eher eine Seitwärtsbewegung hingelegt haben, wollen die Anbieter mehr Geld von den Immobilieneigentümern.

Das hat eine von Rueckerconsult im Januar 2019 durchgeführte Onlinebefragung unter sieben PM-Dienstleistern mit einem bewirtschafteten Gesamtportfolio von 17 Millionen Quadratmetern ans Licht gebracht. Fast alle der sieben teilnehmenden Unternehmen, die vor allem Gewerbeimmobilien managen, gaben zu Protokoll, dass die Honorare bei Neuverträgen in den vergangenen fünf Jahren in allen Leistungsbereichen stagnierten.

Der zeitliche Aufwand, den die Property-Manager betreiben müssen, um die - wachsenden - Anforderungen zu erfüllen, ist dagegen zwischen 2013 und 2018 in fast allen Bereichen gestiegen, im Schnitt um 20%. Bei der Umsetzung neuer technischer Standards verzeichnen manche befragte Firmen sogar 30%ige Anstiege. Und mit dem Aufwand steigen auch die Personalkosten, die bei einem PM-Dienstleister 70% bis 85% der gesamten Gesellschaftskosten ausmachen.

"Vor allem im technischen Property-Management sind Mitarbeiter schwer zu finden. Die Konkurrenz angebotener Stellen ist sehr hoch", berichtet Susanne Tattersall, geschäftsführende Gesellschafterin von Tattersall Lorenz Immobilienverwaltung und -management aus Berlin und als solche Chefin von rund 130 Mitarbeitern. Quereinsteiger sind in technischen Bereichen nur schwer einzubinden: "Das erforderliche Fachwissen bedingt eine hohe Qualifikation und macht eine entsprechende Vergütung nötig."

Kein Wunder also, dass die Personalkosten insbesondere bei technischen Objektmanagern in den vergangenen fünf Jahren um 26% geklettert sind. Führungskräfte mit Personalverantwortung und kaufmännische Property-Manager legten um 17% zu. Selbst in der Mietenbuchhaltung, wo keine Spezialisten gefragt sind, gab es ein Plus von 11%.

Bei Neueinstellungen in den vergangenen zwölf bis 18 Monaten hat Tattersall der Gemengelage aus höheren Kundenansprüchen, gewachsenem Personalbedarf und dünn gesäten Fachkräften in puncto Gehälter mit "einem deutlich höheren Ansatz als in der Vergangenheit" schon Tribut gezollt. Wenn sie könnte, wie sie wollte, würde sie ihren Leuten 10% bis 15% mehr Geld geben: "Wenn wir Mitarbeiter motivieren wollen, müssen wir das Gehalt anpassen." Fesseln legt ihr die bestehende Gebührenstruktur an.

Damit sich das Geschäft für die Dienstleister weiter rechnet, hält Tattersall grundsätzlich eine Aufwertung ihres Berufszweigs für nötig. "Eine Lösung für die derzeitigen Personalengpässe wären spezielle Ausbildungsangebote für Property-Manager, vor allem für den technischen Bereich", schlägt Tattersall vor.

BNP Paribas Real Estate Property Management musste "wegen knapper Personalressourcen am Markt in den vergangenen Monaten schon Mandate ablehnen", stellt Geschäftsführer Frank Helm klar. Auch einige andere Anbieter haben die Notbremse gezogen, wie die Befragung zeigt. Helm konzentriert sich jetzt auf Bestandshalter, weil die ihre Mandate meist mit längeren Vertragslaufzeiten ausstatten und Immobilien nicht nach einem Jahr weiterreichen, und "selektiert Neukunden gewissenhaft".

Die durchschnittliche Mandatierung währt laut der Umfrage nur noch zwei Jahre, auch weil Immobilien immer schneller weiterverkauft werden. "Vor fünf oder zehn Jahren gab es deutlich längere Laufzeiten von teilweise fünf Jahren und mehr", erinnert sich Thomas Junkersfeld, Geschäftsführer von HIH Property Management.

Die Vergütung von Property-Managern orientiert sich an der Kaltmiete und der Assetklasse. Die Dienstleister erhalten in der Regel einen gewissen Prozentsatz der Kaltmiete. Dieser variiert meist zwischen 2% und 3,5%. Für Junkersfeld sind Anhebungen "unvermeidlich". Die Frage, wie stark diese ausfallen werden, beantwortet er so: "Die Gesellschaftskosten sind zwischen 20% und 30% gestiegen, die Honorare haben eine Seitwärtsbewegung gezeigt."

Helm von BNPPRE sieht ebenfalls "einen Wert von 20%. Wenn wir neue Angebote abgegeben haben, haben wir diesen Aufschlag auch schon realisiert." Vor allem Bestandshalter, denen er in den letzten Monaten - wie vergangene Woche auf der internationalen Immobilienmesse Mipim in Cannes - Schwierigkeiten bei der Personalsuche erläutert habe, hätten "die Bereitschaft gezeigt, Honorare zu diskutieren".

Die Gewerbeverwalter wollen so auch zu den Asset-Managern aufschließen. Die Tätigkeitsbereiche hätten sich angeglichen, Aufgaben verschmölzen immer weiter, der Property-Manager trage mehr Verantwortung als früher. Helms Fazit: "Risiko muss vergütet werden."

Junkersfeld hat seinerseits "offene Türen gesehen", wenn er seine Kalkulation bei einem Dissens offenlegte: Viele Kunden seien bereit, angemessenere Honorare zu zahlen. Wo dies nicht der Fall sei, nutze er solche Gespräche schon mal zur "Portfoliobereinigung auf Mandantenebene". Gesondert vergütet hätten die Anbieter gern Dienste, die in bestehenden Verträgen als Inklusivleistungen verstanden werden, z.B. die Beschaffung fehlender Unterlagen nach der Übernahme eines Mandats. Altlasten beseitigen zu müssen, häufe sich nämlich wegen vieler schneller Besitzerwechsel.