Strukturierte Exit-Gespräche bringen Erkenntnisse für die Zukunft

Eine Checkliste als Leitfaden hilft dabei, alle wichtigen Themen im  Abschiedsgespräch abzuarbeiten.

Eine Checkliste als Leitfaden hilft dabei, alle wichtigen Themen im Abschiedsgespräch abzuarbeiten.

Quelle: Imago, Urheber: Panthermedia

Karriere 29.06.2023
Wenn ein langjähriger Mitarbeiter die Firma verlässt, reagieren Kollegen und Vorgesetzte oft emotional. Doch Unternehmen wie Drees & Sommer oder Ziegert zeigen, dass ein strukturiertes ... 

Wenn ein langjähriger Mitarbeiter die Firma verlässt, reagieren Kollegen und Vorgesetzte oft emotional. Doch Unternehmen wie Drees & Sommer oder Ziegert zeigen, dass ein strukturiertes Offboarding nicht nur den Abschied erleichtern, sondern auch wichtige Informationen für die Zukunft liefern kann. Damit das gelingt, müssen die letzten Gespräche aber wichtige Themen abdecken und vergleichbar gemacht werden.

Bis vor wenigen Jahren verliefen Abschiedsgespräche bei der Ziegert Group rein nach Bauchgefühl. Dadurch waren die Gesprächspunkte, die Personalmanager und Führungskräfte einbrachten, uneinheitlich und es konnte kein Feedback für die Zukunft extrahiert werden. 2019 hat sich das Unternehmen entschieden, die Prozesse zu überarbeiten. Und davon profitiert der Arbeitgeber, wie Personalchefin Maria Liebich erklärt: "Wir haben gemerkt, wie wichtig das Feedback ist, das wir durch einen durchdachten Offboarding-Prozess bekommen." Liebich und ihr achtköpfiges Team haben einen mehrstufigen Ablauf etabliert, der ein respektvolles Miteinander nach einer Kündigung ermöglichen soll. Berücksichtigt werden ordentliche Übergaben, Wissenstransfer, Abschiedspartys und auch eine mögliche Wiederkehr. Wenn ein Mitarbeiter kündigt, gibt es zwei einstündige Termine für ihn: ein Gespräch mit der HR-Abteilung und eins mit der Führungskraft.

Die einheitlichen Prozessschritte für die Offboarding-Gespräche hat die Personalabteilung auf einer Checkliste festgehalten. Darin geht es um das Arbeitszeugnis, die Arbeitsbescheinigung, Resturlaub, Überstunden, sämtliche Kontaktdaten, den Hinweis auf die Verschwiegenheitsverpflichtung und auch um die Festlegung des letzten Arbeitstags.

Neben der Liste als Orientierung bekommen Führungskräfte zur Vorbereitung auf ein Exit-Gespräch auch eine Beratung durch die HR-Experten im Haus. "Viele glauben das nicht, aber ohne die Checklisten und die vorbereitenden Gespräche gehen wirklich viele Informationen verloren. Oder es werden wichtige Dinge nicht abgefragt", sagt Liebich und nennt Mitgliedschaften im Sportclub auf Firmenkosten als Beispiel. Aber auch ein Hinweis, dass die Angabe des Arbeitgebers in sozialen Netzwerken aktualisiert werden muss, sei wichtig, um Verwirrungen bei Außenstehenden zu verhindern. "Wir hatten schon mehrere Heads of Sales auf Linkedin", sagt Liebich und lacht.

Leitfäden machen Feedbacks vergleichbar

Bei Ziegert sind die HR-Manager verschiedenen Geschäftsbereichen zugeordnet, auch deshalb sei es wichtig, dass die Gespräche anhand jeweiliger Leitfäden ablaufen. So können die Daten strukturierter gesammelt werden. In den Exit-Gesprächen wird es neben dem formalen Teil auch durchaus persönlich: Das Unternehmen will möglichst viel über die Kündigungsgründe erfahren. Um eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen, kann der betreffende Mitarbeiter selbst entscheiden, an wen innerhalb der Unternehmensgruppe diese Gesprächsinhalte weitergegeben werden, um auf ihrer Grundlage Veränderungen anzustoßen.

Die häufigsten Gründe für eine arbeitnehmerseitige Kündigung sind laut Liebich der Wechsel in eine andere Stadt, das Bedürfnis, sich noch einmal neu zu orientieren, die Branche zu wechseln oder sich weiterzuentwickeln. Liebich und ihr Team halten diese Gründe sorgsam fest und konnten mit der Zeit ein Muster erkennen: Den meisten fehlte es an einer Perspektive oder einem Karrierepfad, den sie verfolgen konnten. Deshalb sprechen Führungskräfte mit ihren Teammitgliedern inzwischen intensiver und vor allem regelmäßig über diese Themen. Auch für solche Entwicklungsgespräche gibt es mittlerweile einen Leitfaden.

Bei Drees & Sommer übernimmt allein die HR-Abteilung den Offboarding-Prozess: Wer kündigt, bekommt einen Interviewbogen zugeschickt. Die Fragen enthalten Feedbackmöglichkeiten zum Arbeitsumfeld und zur Führungskraft genauso wie zum Teamgefüge und zur eigenen beruflichen Entwicklung während der Anstellung. Dafür gibt es Freitextfelder und Skalenangaben.

Nicht zuletzt will aber auch Drees & Sommer vor allem die individuellen Kündigungsgründe wissen. Dafür folgt eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch. Das Angebot ist jedoch freiwillig. Alle Erkenntnisse, die Drees & Sommer während des Offboardings gewinnt, fließen in eine Austrittsauswertung ein und werden den Fachbereichen mitgeteilt.

Offboarding geht über das Arbeitsverhältnis hinaus

"Was die administrative Organisation betrifft, sind Unternehmen recht weit", sagt Personal- und Organisationsentwicklerin Angelika Gaßmann, Herausgeberin des Fachbuchs "Offboarding. Fach- und Führungskräfte verlassen die Organisation". Was jedoch die Fähigkeiten für eine sensible Gesprächskultur betrifft, wünschten sich viele Führungskräfte mehr Training und eine vorgegebene Gesprächsstruktur, sagt sie. Ihrer Meinung nach liegt die Verantwortung für das Offboarding-Gespräch bei den direkten Vorgesetzten. Möchte ein Unternehmen wahrhaftiges Feedback, was es hätte tun können, um einen Mitarbeiter zu halten, brauche es ein hohes Maß an Vertrauen und Integrität. "Ich traue dies aufgrund meiner Erfahrung nur wenigen Führungskräften zu. Denn es bedeutet, auf kritische Rückmeldungen nicht gekränkt zu reagieren, sondern mit echtem Interesse und der Bereitschaft, lernen zu wollen."

Mit dem Abschied eines Kollegen sollte das Offboarding nicht direkt als abgeschlossen gelten. Laut einer Studie der Königsteiner Gruppe gaben 43% der mehr als 1.000 Befragten an, dass sie sich eine Rückkehr zu ihrem alten Arbeitgeber vorstellen können. Teilgenommen haben Arbeitnehmer aller Altersstufen, die sich in den letzten drei Jahren in mindestens einem Bewerbungsprozess befunden haben. Erschütternd ist, dass nur 5% der Befragten es dann tatsächlich tun. Dabei birgt das Rehiring oder Boomerang Hiring viel Potenzial (siehe "So gelingt es Ex-Mitarbeiter zurückzuholen").

Die Ziegert Group lädt deswegen Ehemalige zu Teamevents ein und bleibt in Kontakt mit Alumni, meist über soziale Netzwerke. Zuletzt kam eine ehemalige Praktikantin nach drei Jahren als HR-Managerin wieder. Drees & Sommer hat für eine stärkere Bindung zu Ex-Beschäftigten das Alumni-Programm "Stay in Contact" ins Leben gerufen. Mit Erfolg: Im Jahr 2022 gab es 22 Rehires, 2023 bereits 13.

Doch nicht nur wer kündigt, auch wer in den Ruhestand geht, braucht ein professionelles Offboarding, am besten während der gesamten letzten drei Arbeitsjahre. Obwohl ein Abschied durch einen Renteneintritt für den Arbeitgeber weniger überraschend kommt als eine Kündigung, gibt es laut Gaßmann nur in wenigen Firmen Standards für diesen Fall.

"Das müssen Unternehmen sich ganz anders ins Bewusstsein heben", sagt sie. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sei es ratsam, seine Experten über das reguläre Renteneintrittsalter im Unternehmen zu beschäftigen. Das kann durch geringfügige Beschäftigung, ehrenamtliches Engagement bis hin zur Verlängerung des Arbeitsverhältnisses gehen.

Und noch einen Punkt merkt die Expertin an: Ein gutes Offboarding wird von den scheidenden Arbeitnehmern oft mit positiven Aussagen über den Ex-Arbeitgeber auf Business- und Bewertungsplattformen wie Kununu belohnt. "Beim Offboarding haben Unternehmen die Chance, durch einen wertschätzenden Umgang mit dem Arbeitnehmer gute Geschichten zu schreiben à la: Ich habe den Arbeitgeber gewechselt, aber er ist fair und gut mit mir umgegangen. Ich könnte mich jederzeit wieder dort bewerben", sagt Gaßmann.

Die Autorin: Jeanne Wellnitz ist Journalistin bei der Wirtschaftsredaktion Wortwert.

Jeanne Wellnitz

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Tarifkonflikt am Bau ist beendet

Karriere 14.06.2024
Nach den Gewerkschaftsvertretern haben die Arbeitgeber dem Tarif-Kompromiss im Bauhauptgewerbe zugestimmt. Damit ist der von Streiks begleitete Konflikt beendet. ... 

Nach den Gewerkschaftsvertretern haben die Arbeitgeber dem Tarif-Kompromiss im Bauhauptgewerbe zugestimmt. Damit ist der von Streiks begleitete Konflikt beendet.

Die Tarifgemeinschaft der Arbeitgeber teilte am Freitag mit, eine Mehrheit für den wenige Wochen zuvor ausgehandelten Kompromiss erzielt zu haben. Die Gewerkschaft IG Bau hat der Einigung zuvor zugestimmt. Von Baugewerbeverband und Bauindustrie heißt es, man sei froh über die gewonnene Planungssicherheit.

Der neue Tarifvertrag sieht eine Laufzeit von drei Jahren vor. Demzufolge sollen in einer ersten Stufe sämtliche Monatsgehälter pauschal um 230 Euro sowie um 1,2% im Westen und 2,2% im Osten steigen. Phase zwei sieht zum 1. April des kommenden Jahres noch einmal 4,2% mehr im Westen und 5,0% im Osten vor. Im Jahr darauf erfolgt noch einmal ein Schritt um 3,9% im Westen. Im Osten sollen die Löhne dann entsprechend an das Westniveau angeglichen werden.

Um die Attraktivität der Ausbildung auf dem Bau zu steigern, haben sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf geeinigt, dass die Vergütung für das erste Ausbildungsjahr für alle Ausbildungsberufe bundeseinheitlich ab dem 1. Mai 2024 auf 1.080 Euro erhöht werden soll. Für die weiteren Ausbildungsjahre sind ebenfalls Erhöhungen vorgesehen. Ziel ist zudem eine stärkere Annäherung der Ausbildungsvergütung der technisch-kaufmännischen Ausbildungen an jene der gewerblichen Ausbildungen. Zum 1. April 2026 sollen die Ausbildungsvergütungen im Westen erneut um 3,9% angehoben und die Ost-West-Angleichung vollzogen werden.

Kristina Pezzei

Die Assetklasse ist zweitrangig

Längst nicht alle Bewerber sind auf eine Immobilienart festgelegt.

Längst nicht alle Bewerber sind auf eine Immobilienart festgelegt.

Quelle: Career Pioneer GmbH & Co. KG, Urheber: Alexander Sell

Karriere 13.06.2024
Inhalte aus dem Studium und erste Erfahrungen in Praktika bringen Nachwuchskräften die Eigenheiten verschiedener Gebäudetypen nahe. Doch gerade in ersten Karrierejahren bleibt es nicht ... 

Inhalte aus dem Studium und erste Erfahrungen in Praktika bringen Nachwuchskräften die Eigenheiten verschiedener Gebäudetypen nahe. Doch gerade in ersten Karrierejahren bleibt es nicht immer bei den Favoriten.

Durch den eigenen Bezug im Alltag, bleibt das Segment Wohnen die beliebteste Assetklasse der Berufseinsteiger. Mehr als drei Viertel der 516 Hochschulabsolventen, die an der diesjährigen Arbeitsmarktumfrage der Immobilien Zeitung (IZ) teilgenommen haben, können sich vorstellen, sich beruflich mit der Gebäudeart zu befassen. Doch nur die wenigsten geben eine einzige Immobilienart als Wunsch an. So können sich mehr als 60% auch die Arbeit mit Büros und jeder dritte Teilnehmer mit Handelsimmobilien vorstellen. Fast genauso viele interessieren sich für Logistikgebäude.

Dass Berufseinsteiger nur selten nach einer Arbeit mit einer bestimmten Assetklasse suchen, merken die Mitarbeiter von Office First an ihrem Ausstellerstand beim IZ Karriereforum. "Obwohl wir das Wort Büro im Namen tragen, bedienen wir auch andere Assetklassen, wie zum Beispiel Wohnen", erklären sie den Besuchern immer wieder. Für viele ist das ein Grund, sich genauer über Einstiegsmöglichkeiten im Unternehmen zu informieren. "Letzten Endes müssen die Aufgaben passen und der Standort", sagt ein Student, der einen Praktikumsplatz sucht.

Bei Savills zeigen Nachwuchsmakler in diesem Jahr verstärkt Interesse an Logistikimmobilien, weil sie die Größe reizt. Doch im Gespräch mit den Mitarbeitern wird vielen klar, dass durch niedrigere Mietpreise pro Quadratmeter auch Gewerbe- oder Büroflächen zu guten Boni und Provisionen führen können. Diese Aussicht sorgt bei manchem schnell für Interesse in diesem Segment.

Einen Wechsel zwischen den Assetklassen hat Celine Lee bereits hinter sich. "Viele steigen erst einmal im Feld Wohnen ein, weil man dazu in der Ausbildung und im Studium oft den meisten Input bekommt", sagt sie. Auch sie sei diesen Weg gegangen, bis sie sich vor vier Monaten umentschieden hat und ins Property-Management von CEV Handelsimmobilien wechselte. "Ausschlaggebend waren für mich der Umgang mit den Mietern und die Möglichkeit, individuellere Mietverträge zu gestalten", sagt sie. In Gesprächen mit Berufseinsteigern auf dem Karriereforum merkt sie, dass die meisten klar zwischen Wohn-, Gewerbe- und Handelsimmobilien unterscheiden. Gerade, wer in einem Praktikum schon Erfahrungen mit einer Assetklasse gesammelt hat, steuere bei der Jobsuche häufig die passenden Unternehmen an. Dabei ist für die Young Professional nach ihrem eigenen Wechsel klar: "Eine gute Ausbildung liefert die Grundlagen, die auf jede Gebäudeart anzuwenden sind. Erst im Laufe der Jahre zeigen sich die Eigenheiten der verschiedenen Immobilientypen. Wer für einen Wechsel bereit bleibt, hält sich mehr Auswahlmöglichkeiten in den ersten Berufsjahren offen."

Janina Stadel

Der Berufseinstieg soll flexibel sein

Mareike Rathmann (Mitte) informierte die Besucher des Karriereforums über Traineeprogramme.

Mareike Rathmann (Mitte) informierte die Besucher des Karriereforums über Traineeprogramme.

Quelle: Career Pioneer GmbH & Co. KG, Urheber: Alexander Sell

Karriere 13.06.2024
Zwar wünscht sich die Mehrheit der Absolventen einen Direkteinstieg über eine Junior-Position als ersten Job, doch auf Karrieremessen wie dem IZ Karriereforum vergangene Woche rühren ... 

Zwar wünscht sich die Mehrheit der Absolventen einen Direkteinstieg über eine Junior-Position als ersten Job, doch auf Karrieremessen wie dem IZ Karriereforum vergangene Woche rühren Arbeitgeber die Werbetrommel für ihre Traineeprogramme. Damit wollen sie die Nachwuchskräfte passend zu ihren Bedarfen ausbilden. Den jungen Bewerbern hingegen bieten die Konzepte eine Chance, sich in der Berufswelt zu orientieren, bevor sie sich auf ein Tätigkeitsfeld festlegen.

Mit dem Studienabschluss in der Tasche ist die endgültige Berufsorientierung von Nachwuchskräften noch lange nicht abgeschlossen. "Bei der Entscheidung für einen Studiengang mit Bezug zur Immobilienwirtschaft wissen nur die wenigsten genau, wo es später einmal hingehen soll", berichtet Mareike Rathmann. Sie hat als Employer Branding Managerin der HIH-Gruppe mit vielen Besuchern des IZ Karriereforums gesprochen und weiß, dass Unternehmen aus der Branche derzeit vor allem Bewerber suchen, die für ihr Fach brennen. "Deshalb ist es unsere Aufgabe als Arbeitgeber, den Nachwuchskräften aufzuzeigen, welche Möglichkeiten es überhaupt gibt, damit jeder sein Feuer auch finden kann", sagt sie. Rathmann rät den Berufseinsteigern deshalb, sich zu Beginn ihrer Karriere erst einmal über ihre möglichen zukünftigen Aufgaben im Berufsleben zu informieren, und weiß: "In den ersten Jahren sollte die fachliche Karriere im Vordergrund stehen. Erst dann kann man eine Führungskarriere anstreben."

Maximilian Helm hat das über ein Traineeprogramm geschafft. "Ich war mir beim Berufseinstieg sicher, in der Immobilienbewertung Fuß fassen zu wollen. Doch nach kurzer Zeit in der Praxis musste ich feststellen, dass das Gebiet doch nicht ganz für mich passt", sagt er. Inzwischen ist er Head of Institutional Clients, Client Relations & Capital Funding bei Real I.S., dem auf Immobilieninvestments spezialisierten Fondsdienstleister der Bayern LB. Und er gibt seine Erfahrung auf Karrieremessen an junge Bewerber weiter. "Ich höre immer wieder, dass Absolventen sich nach dem Studium erst einmal Zeit für eine Orientierung wünschen. Das gilt in der Immobilienwirtschaft deshalb so stark, weil es so viele unterschiedliche Tätigkeitsfelder gibt, für die ein Hochschulstudium qualifiziert. Aber erst in der Praxis wird sichtbar, wie der Alltag im Beruf tatsächlich aussieht."

Bei seinem Arbeitgeber Real I.S. müssen Trainees deshalb mehrere Pflichtstationen wie im Investment, im Fonds- und Asset-Management und im Vertrieb durchlaufen, bevor sie eine finale Entscheidung für ihre Zielrichtung treffen. Auch Auslandsaufenthalte gehören im Unternehmen dazu. "Nicht zuletzt lernen Trainees auf diese Weise Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen und von verschiedenen Standorten kennen", sagt Helm. Denn der Team-Fit gehöre auch zur Entscheidung.

Bei IPH Handelsimmobilien ist das Traineeprogramm inzwischen der klassische Einstieg. "Was wir jetzt suchen, sind Centermanager für die Zukunft", sagt Heiner Ganz, Regionalleiter Center Management Süd. Den fertigen Centermanager gebe es dabei nicht. "Wir stellen gerne Nachwuchskräfte ein, die Immobilienwirtschaft studiert haben. Doch für das Berufsbild braucht es neben einem Grundverständnis für Immobilien auch viel Kommunikationstalent", sagt er. Den Umgang mit Mietern und Unterschiede zwischen verschiedenen Centern, Standorten und Center-Konzepten lernen Nachwuchskräfte im zwölfmonatigen Programm kennen, bevor sie langfristig ein eigenes Shoppingcenter leiten können.

Die Bewerber stehen den Einstiegsprogrammen offen gegenüber. Eine Studentin, die kurz vor ihrem Bachelorabschluss steht, informiert sich am Ausstellerstand von ECE auf der Karrieremesse ganz gezielt nach Möglichkeiten, als Trainee einen Fuß ins Unternehmen zu bekommen. Sie erhofft sich durch eine solche Ausbildung nicht nur für sich selbst herauszufinden, welche Aufgaben ihr in Zukunft am besten zusagen, sondern auch ihren zukünftigen Arbeitgeber von sich überzeugen zu können. "Direkteinstiege werden im Moment nur wenig angeboten", weiß sie aus Recherchen auf Karrierewebseiten und durch Gespräche innerhalb ihres Netzwerks und mit Kommilitonen. "Als Trainee kann man zeigen, wie vielfältig man ist", sagt sie. Zwei Praktika habe sie während des Studiums schon absolviert. Aber in den kurzen Zeiträumen von drei und vier Monaten habe sie fest in Abteilungen gearbeitet und somit nur Erfahrungen in begrenzten Bereichen sammeln können. "Ich würde gerne noch mehr Einblicke bekommen, aber ich kann nicht unendlich viele Praktika aneinanderreihen", sagt sie.

Traineeprogramme als Orientierungszeit

Die Arbeitgeber sehen in den Programmen die Möglichkeit, ihre Nachwuchskräfte genau in die Richtungen hin auszubilden, in denen die meisten Kapazitäten sind. Mit einer Übernahme nach dem Programm rechnen die meisten. Bei Kaufland gibt es deshalb für Einsteiger über das zwölfmonatige Traineeprogramm von Anfang an einen unbefristeten Arbeitsvertrag. Vier Mal im Jahr entscheidet das Unternehmen, wie viele Stellen zum nächsten Quartal vergeben werden. Zum IZ Karriereforum hat Kaufland zwei offene Traineepositionen mitgebracht. Sie werden mit 51.000 Euro vergütet. Für die Interessenten bedeutet diese Information, dass sie wissen, worauf sie sich finanziell im ersten Jahr einlassen. Eine Offenheit, die viele zum Berufseinstieg schätzen.

Bei der diesjährigen Arbeitsmarktumfrage der Immobilien Zeitung (IZ) haben fast 100 von 516 Studenten, die kurz vor ihrem Hochschulabschluss stehen, angegeben, am liebsten als Trainee ihre Karriere starten zu wollen. Sie schätzen vor allem den Orientierungscharakter und die Möglichkeit, intern im Unternehmen noch einmal die Abteilung oder das Aufgabenfeld wechseln zu können. Einen Direkteinstieg strebt dennoch die Mehrheit an. 363 Umfrageteilnehmer würden am liebsten direkt nach dem Studium eine Junior-Position antreten. Doch auch sie wissen, dass eine Veränderung nach dem ersten Job nicht ausgeschlossen ist. Rund zwei Drittel von ihnen rechnen damit, nur höchsten drei Jahre lang für ihren ersten Arbeitgeber tätig zu sein.

Die Aussteller des IZ Karriereforums klären ihre Standbesucher in die entgegengesetzte Richtung auf. "Wenn wir uns für einen guten Kandidaten entscheiden, ist es natürlich unser Ziel, ihn auch langfristig im Unternehmen zu halten", betont Rathmann am Stand der HIH-Gruppe gegenüber den Messebesuchern immer wieder. Wer als Trainee Know-how in unterschiedlichen Geschäftsbereichen aufbaut, halte sich langfristig die Option offen, innerhalb des Unternehmens noch einmal zu wechseln.

Janina Stadel