Fachliche Kompetenz ist das A und O, Muskelspiele gehören dazu - wer aber in Verhandlungen vergisst, dass er es mit Menschen zu tun hat, und ihre Interessen nicht ernst nimmt, zieht unter Umständen den Kürzeren.

Stellen Sie sich folgende Verhandlungssituation vor: Sie - weiblich, von zarter Erscheinung, Ende 20 und im operativen Immobilienmanagement eines großen deutschen Filialisten beschäftigt - wollen Ihren Vermieter davon überzeugen, die Aufzüge in einem mehrstöckigen Mietobjekt zu modernisieren, weil sich diese alle Nase lang entweder gar nicht in Bewegung setzen oder Ihre Kunden darin stecken bleiben. Ihr Gegenüber zeigt aber so gar keine Bereitschaft, sich von der Notwendigkeit einer Investition überzeugen zu lassen. Das Gespräch gerät in eine Sackgasse, eine Einigung rückt in immer weitere Ferne.

Was tun Sie? Den wachsenden Widerstand mit schweren Geschützen beantworten, z.B. mit der Kündigung des Mietvertrags drohen? Christina Köhn, heute Standortplanerin bei DB Immobilien, schlug ihrem Gesprächspartner in dieser verfahrenen Situation vor, die Verhandlung anderntags fortzusetzen. Sie verließ die fachliche Ebene und versuchte, ihrem Verhandlungspartner als Person zu begegnen: "Ich fing an, von mir zu erzählen; was ich studiert hatte. Ich werde ja gerne unterschätzt."

Köhn verließ den Raum mit einer Unterschrift unter den von ihr aufgesetzten Modernisierungsvertrag. Zufall? Vielleicht. Vielleicht verdankte Köhn ihren Erfolg an diesem Tag aber auch der Tatsache, dass sie einem Grundsatz des kooperativen Verhandelns gefolgt war: Trenne Menschen und Probleme.

"Auch und gerade, wenn uns der andere das Leben schwer macht, sollten wir ihn doch als Person respektieren - auch zu unserem eigenen Nutzen", sagt Diplom-Psychologe Thomas Fritzsche, der Coachings u.a. in Verhandlungsführung anbietet. Das natürlich gelingt umso weniger, je abwegiger uns die Forderungen der anderen Partei erscheinen. Wenn wir nicht aufpassen, übertragen wir den Ärger über die Forderung der Gegenseite auf die Person am anderen Ende des Tisches. Dann ist es nur noch ein kurzer Weg, bis wir unserem Ärger Luft machen und den anderen persönlich angreifen.

"Gut, könnte man sagen, macht doch nichts, dann kommt der andere eben ordentlich unter Druck!", so Fritzsche. Doch das wäre zu kurz gesprungen: "Unser Gegenüber wird auf den Druck, den er verspürt, mit einer Blockadehaltung reagieren oder Gegendruck aufbauen. Schon haben wir ein Klima wie im Boxring. Hormone werden ausgeschüttet, Cortisol und Testosteron schwimmen durch die Blutbahnen." Das Problem daran: Wir können keinen klaren Gedanken mehr fassen, denn unser Großhirn schaltet ab einem gewissen Stresslevel ab bzw. auf das Kleinhirn um, das nur Angriff oder Flucht kennt. Von beidem ist in einer komplexen Verhandlung eher abzuraten.

Doch schon lange, bevor eine Situation zu eskalieren droht, gilt es - auch um der Durchsetzung eigener Interessen willen -, in Gesprächen und Verhandlungen gewisse Grundregeln der Kommunikation zu beherzigen: "Aktiv zuhören. Also: regelmäßig kleine Zeichen der Aufmerksamkeit senden; den anderen ausreden lassen und das, was man gehört hat, mit eigenen Worten zusammenzufassen", erläutert Fritzsche.

Mit dem aktiven Zuhören ist es natürlich nicht getan. Ebenso wichtig ist es, "immer ehrlich zu sein und Dinge so umzusetzen, wie man sie vereinbart hat. Wer nicht mit offenen Karten spielt, hinterlässt verbrannte Erde", sagt ein Expansionsmanager eines Einzelhandelsunternehmens. Das schönste Projekt lässt sich nicht gegen den Widerstand einer Stadt, auf deren Gemarkung es entstehen soll, durchsetzen. Wer die Bedenken von Stadtoberhäuptern und -planern hinsichtlich Verkehrsbelastung, Verkaufsflächengröße oder der Eignung eines Standorts für ein Bauvorhaben nicht ernst nimmt und die Verantwortlichen nicht dort abholt, wo sie stehen, hat auch mit den besten Gutachten einen schweren Stand.

Nicht zuletzt Projektentwickler sind gut beraten, all diese zunächst banal wirkenden, aber sehr schnell (vor allem wenn es hitzig wird!) vernachlässigten Grundregeln zu beachten: "Projektentwickler beschäftigen sich zwar mit Plänen, Grundstücken und Gebäuden. In erster Linie haben sie es jedoch mit Menschen zu tun", sagt Fritzsche. Als da wären: Stadtplaner, Behördenvertreter, Mietinteressenten, Banken, Architekten usw. Sie müssen sich in viele fremde Positionen hineinversetzen, jedem Verhandlungspartner auf ganz unterschiedliche Weise begegnen, die eigenen Argumente nahebringen und ihre Interessen also auf vielen verschiedenen Wegen durchsetzen, oder besser noch: Kompromisse erzielen, mit denen alle Beteiligten gut leben können, auch die Gegenseite.

Soft Skills, mögen manche argumentieren, stoßen dort an Grenzen, wo Interessen divergieren und es nur noch um das knallharte Durchsetzen eigener Ziele geht. Was tun, wenn Mietinteressenten, etwa als besonders preissensibel geltende Logistiker, dem Projektentwickler suggerieren: "Nur der Preis entscheidet"? Verhandlungscoach Fritzsche rät in solchen Situationen, "das Interesse hinter der geäußerten Position" ausfindig zu machen. "Die Aussage ‚Nur der Preis zählt!‘ ist nur eine Machtsuggestion. Hält der Mietinteressent mein Grundstück oder mein Projekt vielleicht eigentlich für das beste, braucht aber von mir bessere Argumente, warum der höhere Preis gerechtfertigt ist? Oder soll ich ihn briefen, wie er seine Entscheidung für das teurere Angebot intern verkaufen kann?"

Wer seinen Gesprächspartner primär nicht als Gegner begreift, sondern als Mitspieler, mit dem es eine - so platt das klingt, so schwer ist es oft umzusetzen - für beide vorteilhafte Lösung zu entwickeln gilt, hat bessere Karten: "Ohne ein gewisses Einfühlungsvermögen brauche ich erst gar nicht anzutreten", sagt Christina Köhn. Die heute 36-Jährige beschäftigt sich darum vor Gesprächen u.a. mit der Vita ihres Pendants und versucht zu antizipieren, mit welchen Forderungen und Argumenten er bzw. sie ihr begegnen könnte und welche Motive wohl dahinterstecken: "Man sollte wenigstens so tun können, als ob man sich in die Interessenlage des anderen hineinversetzen kann", spitzt sie etwas süffisant zu.

Sitzt der andere, z.B. ein Vermieter, am längeren Hebel, weil ich als Mieter unbedingt an einem guten Standort festhalten will, kann es natürlich passieren, dass ich den Kürzeren ziehe. Doch auch hier gibt es Spielraum, und diesen zu erkennen und zu nutzen, ist eine Qualität für sich: "Gehe ich erst zwei Tage, bevor meine Optionsfrist zur Vertragsverlängerung abläuft, in die Vertragsverhandlung, sind meine Chancen begrenzt, den anderen aus der Reserve zu locken", so Köhn. "Plane ich hingegen bewusst mit einem längeren Vorlauf, und wir treffen uns lange vor Ablauf des Mietvertrags, habe ich mehr Zeit, eine vertrauensvolle Beziehung zum anderen als Basis für die Verhandlung aufzubauen."