Ernst gemeinte Compliance ist Chefsache
Ohren auf für Whistleblower!
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Geldwäsche, Korruption, Untreue - die Immobilienbranche gilt als anfällig für Gesetzes- und Regelbrüche aller Art. Abhilfe schaffen sollen Compliance-Systeme. Funktionstüchtige Regelwerke setzen jedoch Entscheider voraus, die das Thema zur Chefsache erklären, und Führungskräfte, die Verantwortung für die Umsetzung tragen. Nur so nehmen Mitarbeiter das Ganze auch ernst - und müssen nicht fürchten, im Zweifel als Nestbeschmutzer zu gelten.
Wie es nicht geht, lässt sich im Vorwort des frisch erschienenen Leitfadens "Zeitgemäße Compliance in der Immobilienwirtschaft" des Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft (ICG) nachlesen: In so manchem Unternehmen erschöpfen sich Compliance-Bemühungen darin, abstrakte Regeln aufzustellen oder nur Standardfragen durchzudeklinieren, z.B. wie Mitarbeiter mit Geschenken umgehen sollen. Die Spezifika des jeweiligen Geschäftsfelds werden nicht berücksichtigt, Schwachstellen des Geschäftsmodells außer Acht gelassen.
Das Management schreibt Compliance zwar offiziell groß - kommt aber über Lippenbekenntnisse nicht hinaus. Eine Sensibilisierung für Risiken und Schulungen, wie der Einzelne mitunter widerstreitende wirtschaftliche Ziele seines Arbeitgebers, seine eigenen ökonomischen Ziele und Compliance-Regeln in Einklang bringen soll, findet nicht statt.
Führungskräfte unterhalb von Vorstand oder Geschäftsführung übernehmen keine Verantwortung für die Umsetzung des Regelwerks und/oder werden vom Management nicht in die Pflicht genommen. Eine Kontrolle, ob die Vorschriften eingehalten werden, erfolgt nicht. So ausgelegt, erfüllen Compliance-Systeme allenfalls die Funktion eines Feigenblatts für die Außendarstellung. Wie es anders und besser geht, zeigt der aktuelle Leitfaden, den der Arbeitskreis Compliance des ICG unter der Leitung der Compliance-Abteilung von JLL Deutschland erarbeitet hat. "Compliance steht und fällt mit der Unternehmensleitung", betont Jan Ockenfels, Teamleader Compliance bei JLL Deutschland. Es sei eine Führungsaufgabe. Wichtig sind aber nicht nur die Entscheider an der Spitze, sondern auch alle anderen Leitfiguren, die näher am Alltagsgeschäft und damit an den dort lauernden Konflikten und Dilemmata sind.
Compliance meint - allgemein und weit gefasst - die Verhinderung von Verstößen. Was ein Verstoß genau ist, hängt von geltenden Gesetzen ebenso ab wie von der Branche oder der Position eines Mitarbeiters. Wer ein Compliance-System aufsetzt, kommt um eine detaillierte Risikoanalyse nicht herum. Hier werden die Besonderheiten des eigenen Geschäftsmodells und der einzelnen Geschäftsfelder beleuchtet. Könnte sich z.B. die Vergütung von Mitarbeitern nach eher kurzfristigen Zielen als Fehlanreiz entpuppen?
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Durch den Einbau von Hürden lässt sich das Risiko, dass Mitarbeiter Regeln - und sei es auch nur versehentlich - verletzen, vorab reduzieren. Zu denken wäre z.B. an automatisierte technische Kontrollen in Kundenmanagementsystemen oder die Definition von genehmigungspflichtigen Schwellenwerten, deren Überschreitung den Vorgesetzten fordern. Auch Stichproben ex post durch die Compliance-Abteilung schärfen das Bewusstsein. Hinweisen auf mögliche Verstöße geht diese entlang eines vorab festgelegten Prozederes konsequent nach.
Konsequente Sanktionen sind ein Muss
Aber: Strafe muss sein. "Ohne eine wirksame Sanktionierung geht es nicht", betont Ockenfels. Dabei kommt es ganz auf den Einzelfall an: Die Palette reicht von einem zusätzlichen Compliance-Training oder einem Gespräch mit dem Vorgesetzten über die Aussetzung von Beförderungen oder Bonuskürzungen bis hin zu Abmahnung, fristloser Kündigung oder Schadenersatzansprüchen gegen den Mitarbeiter.
Schließlich sollten Whistleblower ermutigt werden und einen Kanal erhalten, auf dem sie ihr Wissen geschützt teilen können. Bei JLL z.B. gibt es eine globale Hotline, auf der Hinweisgeber aktiv werden können, telefonisch oder schriftlich, anonym oder mit Namen.
Was plausibel klingt, ist nicht immer einfach umzusetzen. Beispiel Geldwäsche, ein in der deutschen Immobilienbranche weit verbreitetes Delikt. "Kleinere Maklerunternehmen sind da schnell überfordert", so Ockenfels. "Es ist oft schwierig - und teuer -, an die Daten von Interessenten zu kommen oder diese zu verifizieren."
Haften Unternehmenslenker schon bisher persönlich für Verstöße, die von Mitarbeitern und Führungskräften begangen werden, so sollen künftig auch die Firmen selbst, die im stafrechtlichen Sinne nicht handlungs- und damit schuldfähig sind, stärker in die Pflicht genommen werden. Vorgesehen sind schärfere Sanktionen für strukturelles Compliance-Versagen, aber auf der anderen Seite auch Sanktionsrabatte für eine wirkungsvolle Prävention.
Der Leitfaden "Zeitgemäße Compliance in der Immobilienwirtschaft" ist über www.icg-institut.de abrufbar.
