Bewerberpools helfen Stellen zu besetzen

Kontakte aus Bewerberdatenbanken können erste Anlaufstellen sein, wenn Positionen besetzt werden müssen.

Kontakte aus Bewerberdatenbanken können erste Anlaufstellen sein, wenn Positionen besetzt werden müssen.

Quelle: stock.adobe.com, Urheber: Syda Productions

Karriere 29.09.2022
Mit Bewerberpools bauen sich Recruiter eine Pipeline mit vielversprechenden Kandidaten auf, auf die sie zurückgreifen können, wenn sich eine passende Stelle im Unternehmen für sie ... 

Mit Bewerberpools bauen sich Recruiter eine Pipeline mit vielversprechenden Kandidaten auf, auf die sie zurückgreifen können, wenn sich eine passende Stelle im Unternehmen für sie ergibt. Damit die möglichen künftigen Kollegen das Interesse nicht verlieren, halten die Personaler ständigen Kontakt. Und laden auch mal zum Kaffeetrinken ein.

Um sich geeignete Kandidaten für spätere Vakanzen warm zu halten, legen Personalabteilungen Datenbanken mit Kontakten an. So können sie auf frühere Bewerber oder solche, die initiativ auf das Unternehmen zukamen, zurückgreifen, wenn sich eine passende Stelle für sie ergibt. Damit sie den Überblick nicht verlieren, müssen sie die Datensätze regelmäßig pflegen. Doch die Mühe lohnt sich für viele Unternehmen, denn wer immer genügend Kandidaten in der Pipeline hat, muss nicht mehr aktiv auf die Suche gehen.

Kontakte dürfen nicht abbrechen

In den Datenbanken, den sogenannten Bewerberpools, speichern Personaler Informationen von Fach- und Führungskräften, mit denen sie schon einmal Kontakt hatten oder die sich für das Unternehmen interessieren. Das Beratungs- und Planungsunternehmen Drees & Sommer beispielsweise füllt seinen Pool unter anderem mit Bewerbern, die aufgrund fehlender Berufserfahrung, falschem Standort oder weil es gerade keine passende Vakanz gab, abgelehnt wurden. Auch diejenigen, die zum Unternehmen passen könnten, aber ihre Bewerbung zurückgezogen oder ein konkretes Jobangebot abgelehnt haben, sind Teil des Pools. "Grundsätzlich versuchen wir, jeden Bewerber in den Pool aufzunehmen, der künftig für uns von Interesse sein könnte", sagt Amelie Kristin Gryska, Spezialistin Talent Acquisition bei Drees & Sommer. Das heißt: Vom Praktikanten bis zum Top-Manager ist hier jeder dabei. Je mehr Potenzial den Pool füllt, desto größer ist später die Auswahl für die Personaler, wenn sie eine Stelle zu besetzen haben.

Der Immobilienmakler und -dienstleister JLL hat seinen Bewerberpool mit Menschen "unterschiedlicher Fähigkeiten und Erfahrungen" gefüllt, sagt Christian Quach, Leiter Talent Acquisition. Dazu zählen sowohl Studenten als auch Management-Anwärter sowie Führungskräfte. Wie ausgewogen das Verhältnis zwischen Anfängern und Experten in der Liste ist, kann JLL nicht beziffern. Doch: Egal welches Erfahrungslevel, das JLL-Recruiting-Team setzt sich in regelmäßigen Abständen mit ihnen in Verbindung. So halten die Personaler die Informationen im System aktuell – und stärken die Beziehung zu den Kandidaten.

Zu vielversprechenden Köpfen suchen die Personalverantwortlichen auch persönlichen Kontakt – die ein oder der andere wird auf einen Kaffee eingeladen, wie Quach verrät. In den Genuss kommen wohl vor allem diejenigen, die auf eine Vakanz passen könnten – das Kaffee-Date könnte sozusagen die Eintrittskarte in den Bewerbungsprozess werden.

JLL setzt zusätzlich auf sein "Talentnetzwerk": Während im Bewerberpool nur diejenigen drin sind, die sich schon einmal bei JLL beworben haben, ist das Talentnetzwerk für alle geöffnet. Wer sich für eine Laufbahn bei dem Unternehmen interessiert, kann sich auf der Karriereseite online registrieren und erhält per Mail unter anderem Newsletter, Informationen zu Fachthemen oder Veranstaltungseinladungen.

Ständiger Nachschub ist notwendig

Damit der Pool immer gut gefüllt bleibt, müssen Unternehmen dranbleiben und dafür sorgen, dass Interessierte das Angebot kennen. Viele Branchenfirmen nutzen für die Suche nach neuen Teammitgliedern zum Beispiel Jobmessen, Ausstellungen, Universitätskooperationen und Karriere-Webseiten, um potenzielle Fachkräfte abzufangen. JLL bewirbt sein Talentnetzwerk zusätzlich über Facebook, Linkedin und die eigene Website. Um den Überblick zu behalten, setzt JLL auf systematisch geordnete Daten. Mit welcher Software das Unternehmen arbeitet, möchte es zwar nicht sagen, aber Fakt ist: Der Markt für Talent-Management-Programme ist groß. Zahlreiche Anbieter wie Recruitee, Softgarden und Talention bieten Software-Lösungen rund um die Akquise an. Auch das Karriere-Portal Linkedin hat sich mit dem Recruiting-Tool Talent Solutions in den Markt eingeklinkt. Viele Unternehmen entwickeln zudem eigene Lösungen.

So wie Drees & Sommer: "Früher haben wir Bewerberpools über unser Bewerbermanagementsystem erstellt, allerdings war uns das zu passiv", sagt Recruiterin Gryska. Deshalb hat das Unternehmen ein eigenes System implementiert, das losgelöst von dem Tool für das Bewerbermanagement funktioniert – das Talent-Relationship-System. Das Bewerbermanagement dient nun nur noch dazu, die eingehenden Bewerbungen zu organisieren – nicht aber der Pflege der Liste möglicher Kandidaten. Wen Drees & Sommer in sein Netzwerk aufnehmen möchte, der kommt ins Talent-Relationship-System der Stuttgarter.

Das Unternehmen will so die Ansprache möglichst individuell gestalten. Das heißt: Ehemalige Praktikanten bekommen eine Mail mit offenen Werkstudentenstellen, eine Führungskraft erhält eher Neuigkeiten aus der für sie relevanten Abteilung. Gryska erklärt: "Wir nutzen einen zielgruppenspezifischen Redaktionsplan, um über Neuigkeiten aus der Drees-&-Sommer-Gruppe zu informieren und in Verbindung zu bleiben."

Ein wichtigste Maßgabe ist, dass der Bewerber-Pool muss die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) berücksichtigen muss. Die meisten Bewerbermanagementsysteme bieten zwar eine integrierte Pool-Funktion an, sagt Gryska, "hier muss allerdings die Datenschutzrichtlinie geprüft werden, wenn die Daten der Bewerber über den Bewerbungsprozess hinaus gespeichert werden sollen." Drees & Sommer holt die Einwilligung ihrer Bewerber per E-Mail-Link ein. Die Informationen bleiben anschließend zwei Jahre gespeichert, vorausgesetzt die Kandidaten ziehen ihr Einverständnis nicht vorzeitig zurück. "Dritte erfahren nicht von der Aufnahme in den Pool", betont Gryska. Hier gelte strengste Vertraulichkeit.

Pool-Kandidaten werden nach einiger Zeit aufgefordert, ihre Angaben zu aktualisieren. "Das ist aber kein Muss", sagt Gryska. "Grundsätzlich verstehen wir es immer als Aufgabe der Recruiter, die Kandidaten zu kontaktieren und herauszufinden, ob eine Stelle zum Kandidaten passt und Interesse besteht." Wie viele Bewerber so zum Unternehmen kommen, will sie nicht sagen. Nur so viel: Es werden immer mehr. Auch JLL hält sich bei konkreten Zahlen bedeckt. Für das Unternehmen sei der Talentpool aber ein "wichtiges Instrument".

Die Autorin: Anna Friedrich ist Journalistin bei der Wirtschaftsredaktion Wortwert.

Anna Friedrich

Weitere Nachrichten aus der Rubrik Karriere

Mit Spezialisten das Baubudget einhalten

Neben Training on the Job gibt es bei Turner & Townsend auch theoretischen Input.

Neben Training on the Job gibt es bei Turner & Townsend auch theoretischen Input.

Quelle: Turner & Townsend

Karriere 01.12.2022
Der angelsächsische Baudienstleister Turner & Townsend braucht dringend Cost-Manager in seinen deutschen Niederlassungen – ein Berufsbild, das es hierzulande in der ... 

Der angelsächsische Baudienstleister Turner & Townsend braucht dringend Cost-Manager in seinen deutschen Niederlassungen – ein Berufsbild, das es hierzulande in der Hochschulausbildung nicht gibt. Deshalb setzen die Engländer auf eine eigene Qualifikation und bilden die gefragten Spezialisten in Deutschland selbst zu Baukalkulatoren aus.

Kosten sind ein maßgeblicher Treiber in der Bauindustrie. Bei Projektvolumen in Millionenhöhe können schon wenige Prozentpunkte einen großen Unterschied machen. In der deutschen Bauwirtschaft haben häufig Architekten und Ingenieure die Kosten im Blick – zusätzlich zu ihrer eigentlichen Arbeit: der Planung von Gebäuden und der Baubegleitung. Wie es anders gehen könnte, zeigen Baufirmen im angelsächsischen Raum. Dort gibt es den Beruf "Quantity Surveyor", auch "Cost-Manager" genannt, zu Deutsch Baukalkulator oder Kostenmanager. Sie schätzen die Kosten von Projekten, kalkulieren Budgets und sorgen dafür, dass diese eingehalten werden. Genau solche Leute braucht die Beratungsfirma Turner & Townsend. Doch in Deutschland ist diese Qualifikation Mangelware – deshalb setzen die Berater auf eine eigene Ausbildung.

Ausbildung nach angelsächsischem Vorbild

Ein gelernter Kostenmanager ist Kirk Smith: Der Kanadier arbeitet seit 2010 für Turner & Townsend und verantwortet seit November 2021 das Kostenmanagement in Deutschland und Österreich. Sein Arbeitgeber berät Konzerne wie Google, Shell und Adidas etwa im Kosten- und Projektmanagement sowie in der Vertriebs- und Beschaffungsstrategie. Weltweit zählt das Unternehmen mehr als 9.000 Mitarbeiter, in den deutschen Büros in Berlin, Hamburg, Frankfurt und München sind es knapp 300. Im Jahr 2022 hat Turner & Townsend hierzulande knapp 30 Mio. Euro umgesetzt.

50 der 300 Mitarbeiter in Deutschland sind Kostenmanager. Die Hälfte von ihnen kommt aus dem Ausland – und wurde speziell für diese Aufgabe ausgebildet. Der Rest stammt aus Deutschland und muss einiges aufholen: "Ingenieure und Architekten lernen hierzulande Kosten zu schätzen und sie anhand bestimmter Planungsmeilensteine zu berechnen", erklärt Smith. Was sie meist nicht wissen: wie sie bereits zu Projektbeginn eine Budgethöhe festlegen und Maßnahmen veranlassen, damit das Budget eingehalten wird. Hinzu kommt: Ingenieure stecken oft so tief in der Planung, dass sie die Kosten erst am Ende der Planungsphase schätzen. "Das führt dann mitunter dazu, dass sie umplanen müssen, wenn sie das Budget überschreiten – und das kostet zusätzlich Zeit und Geld."

Kostenmanager hingegen steuern Projekte auf einen Zielwert hin und wissen, an welchen Stellschrauben sie drehen können, um das Budget einzuhalten. Dazu gehört unter anderem die Beschaffungsstrategie, die je nach Risikoaffinität und Marktbeschaffenheit unterschiedlich ausfällt. Deshalb werden die Cost-Manager im angelsächsischen Raum speziell ausgebildet, es gibt sogar eigene Studiengänge dafür. Turner & Townsend versucht, dieses Modell auf seine deutschen Mitarbeiter zu übertragen. Smith hat deshalb eine Ausbildung geschaffen, die eine hybride Lösung vorsieht: Die Lehrinhalte der angelsächsischen Cost-Manager werden auf deutsche Ingenieure angepasst. Im Juli 2022 ist der erste Jahrgang mit 15 angehenden Kostenmanagern gestartet. Sie lernen innerhalb von drei Jahren, wie sie die Lebenszykluskosten in die Kalkulation einbeziehen, Beschaffungsstrategien auswählen und während des gesamten Projekts im Budget bleiben, ohne Anforderungen des Kunden zu verändern.

Aufklärungsbedarf auf allen Kanälen

"Wir haben so viele Auftragsanfragen, dass wir in den kommenden Jahren ca. 100 Kostenmanager beschäftigen könnten", berichtet Smith. Realistisch sind 25 bis 30 weitere, denn die Ausbildung besteht zu einem Fünftel aus Mentoring: Den angehenden Baukalkulatoren steht ein erfahrender Mitarbeiter zur Seite, der in derselben Niederlassung arbeiten sollte. 70% der Ausbildung besteht aus Training on the Job, den restlichen Teil bilden Sitzungen mit Theorie-Input. Ziel der Ausbildung ist, alle auf den gleichen Stand zu bringen – denn für die angehenden Kostenmanager nimmt Smith sowohl erfahrene Ingenieure als auch Hochschulabsolventen und Quereinsteiger auf.

Um genügend Kostenmanager zu finden, nutzt Turner & Townsend sämtliche Recruiting-Kanäle. Smith bewirbt seine Einstiegsrollen ins spezialisierte Kostenmanagement unter anderem auf Hochschulmessen, erklärt im Gespräch den vielen unbekannten Beruf und versucht, Interesse zu wecken. Außerdem hält er Vorlesungen an Hochschulen und bietet Inhouse-Veranstaltungen für Studenten an, deren Fachrichtung eine gute Grundlage für die weitere Ausbildung darstellt.

Auf seiner Website hat das Unternehmen eine Beschreibung der Serviceleistung Cost-Management hinterlegt. In Karrierenetzwerken spricht Turner & Townsend Kandidaten mit geeigneten Kenntnissen und Erfahrungen direkt an. "Mitarbeiterempfehlungen spielen ebenfalls eine große Rolle", sagt Smith. "Oftmals werden wir auch von anderen Projektbeteiligten angesprochen, die sich aufgrund unserer Kostenmanagementleistungen für diesen Bereich interessieren." Er schaut bei der Auswahl der Kandidaten weniger auf die Qualifikation als auf die Kompetenzen: "Sie müssen gut in Mathematik sein und Prognosen aufstellen können. Diese Fähigkeiten testet Smith in Interviews, etwa indem er fragt, wie die Person mit einer bestimmten Situation umgehen würde.

Turner & Townsend bezahlt seine Nachwuchs-Kostenmanager genauso wie die erfahrenen Kollegen. Aktuell befindet sich das Unternehmen in Gesprächen mit der Technischen Universität München, um die Lehrinhalte in die deutsche universitäre Ausbildung zu integrieren. Das Interesse aus dem Markt sei da: Sowohl der Nachwuchs signalisiere Begeisterung – vor allem, weil Turner & Townsend weltweite Karrieremöglichkeiten eröffnet. Aber auch die Baubranche schaut genau hin. "Einige unserer Kostenmanager sind auf die Kundenseite gewechselt", erzählt Smith. Er sieht das eher als Gewinn: "Dann sitzt da jemand, den wir sehr gut kennen, und wir haben direkt einen Fuß in der Tür."

Die Autorin: Anna Friedrich ist Journalistin bei der Wirtschaftsredaktion Wortwert.

Anna Friedrich

Personalberater schließen sich zu Leaderslead Advisory zusammen

Thomas Flohr, Sandra Günther und Paul Jörg Feldhoff (v.l.n.r.).

Thomas Flohr, Sandra Günther und Paul Jörg Feldhoff (v.l.n.r.).

Urheberin: Farideh Diehl

Karriere 01.12.2022
Bernd Heuer Karriere und Stoneset Partners Executive Search fusionieren zum Jahreswechsel zu Leaderslead Advisory. Ab Januar besteht das Team aus zwölf Mitgliedern, die von Düsseldorf und ... 

Bernd Heuer Karriere und Stoneset Partners Executive Search fusionieren zum Jahreswechsel zu Leaderslead Advisory. Ab Januar besteht das Team aus zwölf Mitgliedern, die von Düsseldorf und Frankfurt aus arbeiten werden. Durch die Zusammenlegung der Unternehmen sollen sich das Netzwerk und das Beratungsangebot vergrößern.

Rund 45 Jahre nach der Unternehmensgründung schließt sich die Düsseldorfer Personalberatung Bernd Heuer Karriere mit der 2014 gegründeten Gesellschaft Stoneset Partners aus Frankfurt zusammen. Hintergrund ist die Übernahme von 50% der Unternehmensanteile durch Stoneset. Das gemeinsame Ziel ist eine Vergrößerung des Netzwerks und ein Zusammenschluss von Kompetenzen. Dafür agieren die beiden Teams ab Januar gemeinsam unter dem Namen Leaderslead Advisory.

Das operative Führungsteam des Unternehmens bilden die derzeitigen geschäftsführenden Gesellschafter Sandra Günther von Stoneset Partners und Thomas Flohr von Bernd Heuer Karriere gemeinsam mit Alexander Dahmen (Geschäftsführer bei Bernd Heuer Karriere). Strategischer Partner und Chairman wird Paul Jörg Feldhoff, Mitgründer und Mitgesellschafter von Stoneset Partners. Durch den Zusammenschluss wird das Team in Zukunft zwölfköpfig sein, dabei bringt Bernd Heuer Karriere zehn Mitarbeiter mit, Stoneset Partners zwei. "Der Boutique-Charakter soll erhalten bleiben", betont Günther.

Die Teams kennen sich schon seit einigen Jahren und standen bereits in der Vergangenheit immer wieder im Austausch miteinander. Ihre Netzwerke werden sie als Leaderslead Advisory komplett zusammenlegen und vom Doppelstandort Düsseldorf-Frankfurt aus arbeiten. "Davon werden wir in der jetzigen Marktsituation profitieren", erwartet Flohr.

Er berichtet, dass bei Einstellungen in den vergangenen Monaten stärker auf die Passgenauigkeit von Kandidaten geachtet wurde. "Da greift ein breiteres Netzwerk gut, denn auch die Kandidatenseite wird sich vergrößern", sagt er. Ebenso habe Günther die Erfahrung gemacht, dass neben der Personalberatung auch das Angebot von Business-Coachings zuletzt eine stärkere Nachfrage erfahren hat. Sie selbst bietet Coachings schon seit vielen Jahren an und will diese Expertise in das neue Unternehmen verstärkt einbringen. Der Fokus von Leaderslead Advisory soll sowohl im Geschäftsbereich Executive Search als auch im Leadership Consulting für die deutsche Immobilienwirtschaft liegen.

Janina Stadel