Den richtigen Ton zwischen gelungener Selbstvermarktung und übertriebenem Anbiedern zu treffen, dürfte die größte Schwierigkeit beim Verfassen eines Motivationsschreibens sein. Um sich zunächst an die Sache heranzutasten, hilft es, ein paar Formalien zu beachten. Wie ein klassisches Bewerbungsschreiben gliedert sich das Motivationsschreiben in Einleitung, Mittel- und Schlussteil. Zuerst sollte kurz der Anlass skizziert werden, also beispielsweise die Bewerbung um einen Studienplatz. Alternativ könne auch die eigene Person vorgestellt werden, schreiben Dieter Herrmann und Angela Verse-Herrmann in ihrem Ratgeber "Erfolgreich bewerben an Hochschulen. So bekommen Sie Ihren Wunschstudienplatz." Danach erläutert der Bewerber, warum er sich für das Studienfach interessiert, welchen Berufswunsch er hegt und, sofern vorhanden, ob er bereits erste praktische Erfahrungen in diesem Bereich gesammelt hat. Hinzu kommen noch Angaben, warum er sich gerade für diese Hochschule entschieden hat, und dann folgt auch schon ein klassischer Abschlusssatz: Der Bewerber würde sich über eine Einladung zu einem Auswahlgespräch oder eine Berücksichtigung seiner Bewerbung freuen. Das Ganze umfasst eine Länge von einer bis zu zweieinhalb Seiten. "Kurz, knapp und bündig" wünscht sich denn auch Prof. Dr. Robert Göötz, Studiendekan des Studiengangs Immobilienwirtschaft an der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen (HfWU), die Motivationsschreiben. "Alles, was in Richtung Tränendrüse geht", sei nicht erwünscht.

Das Motivationsschreiben ist eine Chance für beide Seiten - denn der Bewerber kann mehr von sich erzählen, als es bei standardisierten Formularen möglich ist - und der Adressat erhält ein besseres Bild. Aus diesem Grund führt der Studiengang Immobilienwirtschaft an der HfWU zum kommenden Sommersemester diese Möglichkeit als ergänzendes Element ein. Damit will er Bewerbern mit immobilienwirtschaftlicher Berufserfahrung, also vor allem Immobilienkaufleuten und -fachwirten, eine Plattform bieten, um ihre praktischen Erfahrungen und Beweggründe zu präsentieren. Das Motiviationsschreiben sei freiwillig, betont Studiendekan Göötz. "Wir wollen Leute zum Studieren motivieren." Gesucht werden Kandidaten, die ihre Ausbildung mit der Note 2,5 oder besser abgeschlossen haben.

Auch Deloitte setzt auf das Motivationsschreiben und einen Lebenslauf bei der Suche nach Kandidaten für ihre Veranstaltung "Call for Innovation: Real Estate - The Challenge". Einen Tag schlüpfen Studenten in die Haut von Beratern und bearbeiten eine Fallstudie. Gerade jüngere Kandidaten, die noch nicht so viele Stationen im Lebenslauf vorzuweisen haben, hätten die Chance, mit einem guten Motivationsschreiben zu überzeugen, sagt Silja-Kristin Peisker, Referentin Personalmarketing und Recruiting bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche. Sie will ein Gefühl für den Bewerber und seinen Antrieb bekommen.

Um mehr über die praktischen Erfahrungen der Bewerber zu erfahren, nutze auch die Akademie der Hochschule Biberach das Motivationsschreiben, sagt Geschäftsführerin Miriam Rehm. Die Angaben im Lebenslauf der Bewerber für den Studiengang Master of Business Administration Internationales Immobilienmanagement seien oft viel zu knapp. Wichtig sei auch, welche Ziele die Kandidaten verfolgten. Entscheidend für eine Aufnahme seien vor allem die "harten Kriterien", u.a. Berufserfahrung, Hochschulabschluss und Englischkenntnisse.

Doch mit dem Motivationsschreiben lassen sich nicht nur Plus-, sondern auch Minuspunkte sammeln. Wer sich um einen Studienplatz bewirbt, sollte nicht mit den vermeintlich guten Berufs- oder Verdienstaussichten des angestrebten Studienabschlusses argumentieren. Denn es sei nicht sicher, dass die erworbenen Qualifikationen nach Studienende noch vom Arbeitsmarkt nachgefragt werden, warnen Herrmann und Verse-Herrmann in ihrem Ratgeber. Viel besser sei es, die Begeisterung für die mit dem Beruf zusammenhängenden Tätigkeiten zu betonen oder die breiten Einsatzmöglichkeiten, die der Studienabschluss biete.